Proces

2. Bunkering proces

2.1 Inleiding

In dit hoofdstuk volgt een beschrijving van het bunkering proces. Hierin zullen we in chronologische
volgorde het laden van bunkerolie (paragraaf 2.2), het vervoer van bunkerolie (paragraaf 2.3) en het
uitbunkeren van bunkerolie (paragraaf 2.4) worden beschreven.

2.2 Laden van bunkerolie

VB koopt olie van derden en van VSA. Er wordt gewerkt met nominaties zodat voor beide partijen
(aankopende partij, verkopende partij en laad terminal) duidelijk is welk schip de gekochte brandstof wanneer komt laden.

Het product is afkomstig uit landtanks van olieterminals. De vanuit de landtanks uitgeslagen
hoeveelheid wordt vastgesteld door de landtanks voorafgaand aan de belading van het schip te meten en deze na afloop van de belading opnieuw te meten. Het verschil tussen deze voor- en nameting is de uitgeslagen hoeveelheid. Deze meting wordt ook wel de A-meting genoemd. Deze meting wordt
uitgevoerd door terminal medewerkers.

Op het schip zelf wordt ook gemeten of de hoeveelheid overeenstemt met de geladen hoeveelheid.
Op deze wijze wordt zeker gesteld dat de hoeveelheid product waarvoor betaald is zich ook
daadwerkelijk aan boord bevindt. Tussen de walmeting en de scheepsmeting zullen kleine verschillen
optreden. Deze worden veroorzaakt door stroperigheid van het product (aanhechting aan wanden),
tolerantie van meetapparatuur, afrondingsverschillen, etc. Feitelijk dezelfde redenen die aan de
verliestoleranties ten grondslag liggen. Voor wat betreft de acceptabele verschillen sluiten wij aan bij
de huidige verliesnorm van 0,4% voor zware stookolie.

Indien er verschillen worden geconstateerd die groter zijn dan de aanvaarde tolerantie van 0,4%, kan
ervoor worden gekozen om een B-meting door een onafhankelijke derde partij te laten doen. VB kan
een inspectie firma (een onafhankelijke derde) inschakelen om de procedures bij de belading van een
schip en de uitslag uit het entrepot/AGP te controleren. Over het algemeen komt dit in de praktijk niet

veelvuldig voor.

Indien VB geen inspectie firma heeft aangesteld wordt de B-meting door de bemanning van het schip
uitgevoerd met gebruikmaking van de op het schip aanwezige apparatuur. Indien VB een inspectie
firma heeft aangesteld, zal deze eerst de inhoud van het schip meten voordat tot de belading wordt
overgegaan om een eventuele OBQ (On Board Quantity) vast te stellen. Indien nodig heeft deze
controle firma ook de bevoegdheid om in het kader van zijn controlewerkzaamheden de landtank te
meten voordat tot belading van het schip wordt overgegaan (voormeting).

Na belading van het schip wordt de inspectie firma weer opgeroepen om de in het schip aanwezige
hoeveelheid goederen te meten. De bij deze meting, de B-meting, bevonden hoeveelheid wordt door
de Shiftleader vergeleken met de volgens de A-meting geladen hoeveelheid. Indien bij de A-meting een verschil van meer dan 0,4% wordt vastgesteld tussen deze meting en de B-meting, dan onderzoekt de Shiftleader of de A-meting correct is. Er kan een letter of protest door de schipper worden afgeven, De kwaliteit van het product wordt getest via laboratoriumanalyse van aan de wal genomen monsters.

Dan bespreken we het douaneproces. Hierin onderscheiden we laden van Unie bunkers en laden van
niet-unie bunkers

Unie bunkers – douane formaliteiten bij laden

Terminal maakt eAD op

VB zuivert eAD onmiddellijk aan in EMCS (webportal) VB doet aangifte ten uitvoer via sagitta

VB maakt BGD op

Niet-unie bunkers – douane formaliteiten bij laden

Terminal maakt T1 op via NCTS

VB zuivert T1 aan en plaatst goederen onder regeling entrepot (IM A regeling 71) VB doet aangifte ten wederuitvoer

VB maakt BGD op

2.2.2 Bunkergeleide document (BGD)

Gelijktijdig met of onmiddellijk na het indienen van de aangifte ten uitvoer of de aangifte tot
wederuitvoer maakt VB voor dezelfde hoeveelheid en soort goederen een BGD op. Het BGD bevat het Movement Reference Number (MRN) van de aangifte ten uitvoer/ wederuitvoer.

De erkend bunkeraar voorziet het BGD van een uniek nummer. De minerale oliën worden onder
dekking van het BGD met een tanklichter naar de plaats van bunkering overgebracht.

Het BGD en de bijbehorende bunker receipts vormen de voorraadadministratie aan boord van de
tanklichter en geven een actueel beeld van de aanwezige hoeveelheid minerale oliën.

2.3 Het vervoeren van de bunker olie

Na belading wordt de bunkerolie naar de diverse afnemers daarvan vervoerd. Er zal maximaal 1 maand

zitten tussen het laden en volledig bunkeren van deze olie. Gedurende deze periode is de bunkerolie in vervoer, er is geen sprake van opslag onder schorsing aan boord.

Vanuit het commerciële perspectief van VB is wel sprake van opslag en van goederen in voorraad.
Gedurende het vervoer van de laadterminal naar de afnemers van de bunkerolie is VB-eigenaar van de olie en loopt VB alle risico’s die daarbij horen. Deze olie is een bezitting van VB die ook als zodanig in
de boeken van VB gewaardeerd dient te worden. Hoewel douane technisch geen sprake is van opslag
zal de vastlegging in de administratie van VB om de genoemde redenen de kenmerken van een
voorraadadministratie vertonen.

De voorraad wordt bijgeboekt met de hoeveelheid die bij belading op BGD wordt gezet. De voorraad wordt afgeboekt met de hoeveelheid die volgens het bunker receipt aan afnemers is geleverd als
bunkerolie dan wel is terug gelost in een landtank in het kader van een intercompany verkoop aan
VSA.

Net als in ieder voorraadproces past VB het goederenvierkant toe als controlemiddel. Het
goederenvierkant ziet er al volgt uit:

Beginvoorraad + inslagen op BGD – uitslagen op BGD – terug leveringen aan VSA + meer bevindingen
– tekorten = 0

De voorraadadministratie wordt volledig bijgehouden in Vista. Er wordt voor de maandafsluiting
vastgesteld wat er administratief in voorraad is, door de hoeveelheid die volgens het BGD is geladen te verminderen met de deeluitleveringen zoals vastgelegd op de bunkerreceipts.

Vervolgens wordt er vastgesteld wat de fysieke voorraad aan boord is, dit kan middels een
inspector/inspectiebedrijf gebeuren of via een meting op het schip zelf. Vervolgens wordt de
administratieve voorraad vergeleken met de daadwerkelijke fysieke voorraad.

Op deze manier wordt geborgd dat de gevoerde voorraadadministratie altijd aansluit bij de fysiek
aanwezige voorraad en de juiste waarde wordt weergegeven op de balans. Geconstateerde verschillen binnen de tolerantie van 0,4%, worden afgeboekt op de voorraad als zogeheten ‘quantity adjustments’. Bij grotere verschillen kan een controle plaatsvinden door een inspector/inspectiebedrijf om vast te
stellen waar het verschil vandaan komt.

Vanuit Vista wordt de data middels een interface naar het financiële administratiesysteem Vega
doorgezet en komt na de maandafsluiting de vastgestelde voorraad waarde op balans te staan als
voorraad ‘floating storage’.

2.2.3 Voorraad administratie

VB houdt een administratie bij van alle bunkeringen die onder de “Zeevaartbunkerprocedure 2019” plaatsvinden. Uit de voorraad administratie van Uniebunkers blijkt voor welke soorten en
hoeveelheden aangiften ten uitvoer en BGD’s zijn opgemaakt.

De niet-Uniebunkers waarvoor een aangifte tot wederuitvoer is gedaan en een BGD is opgemaakt,
worden niet uit de voorraadadministratie van het (varend) douane-entrepot uitgeschreven. Niet-
Uniebunkers blijven dus onder de regeling van het douane-entrepot. De regeling douane-entrepot
wordt gezuiverd nadat de douane heeft bevestigd dat de niet-Uniebunkers het douanegebied van de Unie hebben verlaten. Pas daarna worden zij uit de voorraadadministratie van het douane-entrepot
uitgeschreven.

2.4 Uitbunkeren

Voorafgaand aan het uitbunkeren is er door VB een verkoopcontract gesloten met de rederij van het schip dat wordt gebunkerd om een bepaalde hoeveelheid bunkerolie aan hen te leveren.

Om vast te stellen dat de hoeveelheid die is overeengekomen ook daadwerkelijk wordt uitgebunkerd wordt er een voor- en nameting verricht op de lading van de bunkerlichter van VB. Dit kan worden
gedaan door een inspector/inspection company.

Nadat is uitgebunkerd en de hoeveelheid is vastgesteld, wordt er een bunkerreceipt in tweevoud
opgemaakt, dat wordt ondertekend door een op het gebunkerde zeeschip aanwezige
tekeningsbevoegde. Een scan van de bunkerreceipt wordt naar het kantoor van VB verstuurd. Het
origineel blijft aan boord en wordt aan de bijbehborende BGD gehecht. Wanneer het BGD volledig is aangezuiverd wordt dit BGD met alle bijbehorende bunkerreceipts ook naar kantoor verstuurd. Alle
documentatie wordt minimaal 7 jaar digitaal bewaard in het Diva archiefsysteem.

2.4.1 Binnen 1 maand bunkeren

Binnen één maand na de aangifte ten (weder)uitvoer levert VB de bunkerolie aan één of meer
zeeschepen in een Nederlandse of Belgische haven. Als de bunkerolie bijvoorbeeld op 15 maart is
vrijgegeven, dan levert VB deze uiterlijk op 15 april uit als bunkers aan zeeschepen.

Onder normale omstandigheden heeft een bunkerlichter ruimschoots binnen 1 maand de geladen
hoeveelheid uitgeleverd als bunkers. Hoewel het risico op overschrijding van de termijn klein is, wordt deze termijn wel goed in de gaten gehouden. Mocht in uitzonderlijke gevallen een
termijnoverschrijding dreigen, dan ligt één van de volgende opties het meest voor de hand:

1) Verzoek om eenmalig uitstel indien aan de voorwaarden is voldaan
2) Teruglossen in landtank en verkopen aan VSA

2.4.2 Bunkerreceipt

Bij elke bunkering aan een zeeschip wordt er een bunkerreceipt in tweevoud opgemaakt door VB. Het bunkerreceipt wordt opgesteld in het Engels. De door VB opgemaakt bunkerreceipt omvat de
onderstaande punten:

een uniek opvolgend identificeerbaar nummer;

naam, adres en vergunningnummer van VB;

naam en adres van de eigenaar of exploitant van het te bunkeren schip;

naam en registratienummer van het te bunkeren schip;

de plaats van bunkering (b.v. Antwerpen, Vlissingen);

soort, hoeveelheid en actuele GN-code van de geleverde goederen

naam en handtekening van de eigenaar of exploitant van het te bunkeren schip of zijn
vertegenwoordiger aan boord van het schip;

identificatie van het leverend vaartuig (naam en registratienummer);

het vergunningnummer van de "Vergunning domiciliëringsprocedure uitvoer met elektronische aanvullende aangifte voor benodigdheden voor luchtvaartuigen en zeeschepen".

Het bunkerreceipt wordt door master van het zeeschip of een ander bevoegd bemanningslid van het zeeschip worden afgetekend voor de ontvangst van de daarin opgenomen hoeveelheid minerale oliën. Een exemplaar blijft aan boord van het zeeschip en het andere exemplaar wordt bewaard aan boord
van de tanklichter tot de afgeleverde hoeveelheid minerale oliën die op het BGD is aangetekend in de administratie van de erkend bunkeraar is verantwoord. Daarna wordt het bunkerreceipt ten minste 7 jaar in de administratie van de erkend bunkeraar bewaard.

Vervolgens tekent VB de geleverde hoeveelheid aan op het BGD.

2.4.3 Vooraanmelding van voorgenomen bunkering

Voorgenomen bunkerleveringen worden elektronisch voordat deze zal plaatsvinden aan de Douane
gemeld via het Single Window voor maritiem en lucht, uiterlijk 2 uur voor de daadwerkelijke levering.

Hiervoor wordt het PRO-bericht gebruikt die geldt voor proviandeurs en scheepsleveranciers. De
bijhorende bewijsstukken van de daadwerkelijk bunkering (zoals de bunkerreceipts) worden zorgvuldig bewaart.

VB houdt in Vista een zorgvuldige vastlegging bij, zodat goed kan worden bijgehouden dat binnen een maand zal worden gebunkerd vanaf het moment dat de bunkering goederen voor uitvoer zijn
vrijgegeven.

De vooraanmelding van de levering bevat de onderstaande gegevens bevatten:

Vitol Bunkers treedt op als erkend bunkeraar

Identificatie van de AGP (NL) of het belastingentrepot (BE) of het particulier douane-entrepot Naam, IMO-en verblijfsnummer van het zeeschip waar uitgebunkerd zal worden

Naam, registratienummer en Gsm-nummer van de tanklichter of tankauto waarin het product dat gebunkerd wordt, is geladen

Plaats in de haven waar gebunkerd wordt

Datum en vermoedelijk uur van aanvang van de bunkering

Hoeveelheid en soort (GN-code) van elke soort te leveren minerale oliën en smeermiddelen
Opvolgend nummer van het bunkerreceipt

Proces

No Comments