Skip to main content

Inbound

3.1 Registration of non-preferential origin

When sending a nomination for an inbound shipment, the customer must provide the non-preferential country of origin of the product. This information is required before the goods can be accepted at the terminal. VTTI does not accept discharge of product for which the non-preferential country of origin is unknown.

When CS registers the incoming parcel in the terminal’s ERP system, the non-preferential country of origin stated in the nomination is recorded against the relevant parcel. The recorded origin remains linked to the parcel and forms part of the origin audit trail maintained in the ERP system.

CS performs a reasonableness check to assess whether the country of origin provided by the customer is consistent with the other information and documentation available for the shipment. This includes, where relevant, the product information, transport documentation and any origin-related supporting documentation provided by the customer. The check is based on the information available to VTTI and does not constitute an independent determination of the origin of the goods.

If the non-preferential country of origin has not been provided, or if the origin information gives rise to doubt or appears inconsistent with the other information or documentation available, CS will request clarification and, where necessary, correction or additional supporting documentation from the customer. The product will not be accepted at the terminal until the non-preferential country of origin has been identified and any material concerns have been adequately addressed.

3.2 Purpose and use of inbound origin data

The non-preferential origin recorded for an inbound parcel forms part of the customs data maintained by VTTI for the goods. The information remains linked to the relevant parcel in the ERP system for as long as the goods remain at the terminal. This enables VTTI to trace the origin information received from the customer throughout the storage period and to use it, where relevant, for customs declarations, reporting and statistical purposes, and in connection with audits or controls by the customs authorities.

The recorded inbound origin may also be relevant when goods are subsequently processed or blended at the terminal. In such cases, the origin information relating to the individual input materials is used, together with the operational and inventory data available in VTTI’s systems, to determine or substantiate the origin of the resulting outbound product.

The origin recorded for an inbound parcel does not automatically determine the origin of a product resulting from processing or blending. The origin of the outbound product must be determined separately by applying the relevant preferential or non-preferential origin rule. Depending on the applicable rule, the origin of the inbound materials may be one of the factors taken into account in that determination. More information on origin determination by VTTI is included in section 4 of this procedure.

3.3 Receipt and storage of supporting documentation

Neem hier de praktische verwerking op van:

  • proofs of preferential origin;
  • documents supporting non-preferential origin;
  • supplier declarations, voor zover relevant;
  • customs status documents;
  • other origin-related documentation.

De procedure moet aanwijzen:

  • waar het document in ERP/DMS wordt opgeslagen;
  • welke data in Cargo Documents wordt overgenomen;
  • hoe het document aan de parcel of shipment wordt gekoppeld;
  • welke naamgeving of documentcode wordt gebruikt;
  • hoe de datum van afgifte en eventuele geldigheidsduur worden geregistreerd;
  • hoe vervangende of gecorrigeerde documenten worden verwerkt.

Daarnaast zou ik expliciet opnemen:

A customs status document must not be treated as proof of origin unless the applicable legislation expressly provides otherwise. Customs status and origin are separate customs concepts and must be recorded and assessed accordingly.

3.4 Reasonableness check

Hier kan de volledige check worden uitgewerkt. CS beoordeelt bijvoorbeeld of:

  • het document leesbaar en volledig is;
  • het vereiste format of de vereiste gegevens zijn gebruikt;
  • de afgevende of exporterende partij is vermeld;
  • de geadresseerde of importerende partij is vermeld, indien vereist;
  • de goederen voldoende zijn omschreven;
  • hoeveelheden, gewichten en productomschrijvingen aansluiten op de shipment;
  • referentienummers aansluiten op de commerciële en transportdocumentatie;
  • het opgegeven land of gebied overeenkomt met de oorsprongsclaim;
  • het document is ondertekend of geauthenticeerd indien vereist;
  • het document binnen de toepasselijke geldigheidsperiode wordt gebruikt;
  • er geen zichtbare wijzigingen, inconsistenties of kennelijke fouten zijn;
  • het bewijs daadwerkelijk betrekking heeft op de betreffende goederen.

Daarbij hoort een duidelijke beperking:

The reasonableness check is based on the information available to VTTI and does not constitute an independent audit of the production process or supply chain, unless such an assessment is specifically required under the applicable origin rule.

3.5 Follow-up and escalation

De procedure kan de lijn vastleggen:

  1. CS vraagt de klant om verduidelijking of correctie.
  2. CS gebruikt het document niet zolang materiële onduidelijkheden bestaan.
  3. CS schakelt de terminal’s customs specialist in bij inhoudelijke twijfel.
  4. De customs specialist schakelt CGT in bij:
    • complexe oorsprongsregels;
    • substantiële financiële impact;
    • terugkerende afwijkingen;
    • onvoldoende duidelijke regelgeving;
    • mogelijke blootstelling aan navordering of sancties;
    • contact met de douaneautoriteiten;
    • een mogelijke aanvraag voor een Binding Origin Information decision.

3.6 Preferential origin upon release for free circulation

Dit onderdeel kan als beslisproces worden opgezet:

Step 1: Determine whether preferential treatment is available

  • Is er een toepasselijke preferential arrangement?
  • Valt het product binnen de reikwijdte?
  • Is preferentie daadwerkelijk relevant gelet op het normale invoerrecht?

Step 2: Confirm that originating status is claimed

  • Geeft de klant aan dat het product van preferentiële oorsprong is?
  • Onder welke regeling?
  • Welk land of gebied wordt als preferential origin opgegeven?

Step 3: Identify the required proof

  • Welk bewijstype is onder de regeling toegestaan?
  • Zijn er waardegrenzen of specifieke formaliteiten?
  • Mag de exporteur het bewijs zelf opstellen?
  • Is registratie of authorisation vereist?

Step 4: Perform the reasonableness check

  • Is het bewijs beschikbaar?
  • Heeft het betrekking op de juiste goederen?
  • Lijkt het aan de formele eisen te voldoen?
  • Is het nog bruikbaar op het moment van invoer?

Step 5: Decide whether preference may be claimed

  • Bij een positieve uitkomst kan CS preferentie verwerken.
  • Bij materiële twijfel wordt geen preferentie geclaimd totdat de twijfel is opgelost.
  • Als geen passend bewijs beschikbaar is, wordt de aangifte zonder preferentie gedaan.
  • Eventuele mogelijkheden voor een latere preferential claim kunnen afzonderlijk worden beoordeeld.
Back to top