Admin

4.           Diversen 

4.1         Administratie 

Alle aankopen en verkopen van VB worden op de binnen Vitol gebruikelijke wijze geregistreerd in 
Vista. De aankoop facturen worden allemaal geregistreerd in Vista en de verkoopfacturen worden 
vanuit Vista opgemaakt. Alle onderliggende documentatie en e-mail verkeer wordt op de gebruikelijke  wijze in DIVA bewaard. 

Onderzocht wordt in hoeverre het mogelijk is om het BGD via de document generation module van  Vista op te maken. Als dit praktisch en technisch al mogelijk is zal dat pas op termijn mogelijk zijn. In de eerste periode zal het BGD handmatig worden opgemaakt conform het hiervoor genoemde model. 

Voor de vastlegging van een aantal specifieke douane gegevens zal ook een excel sheet worden 

opgezet. Voor de eerste opzet wordt verwezen naar het in bijlage .. opgenomen model. Het doel van  dit excel sheet is om de voor het douaneproces relevante gegevens op een overzichtelijke manier weer te geven. Door te verwijzen naar het deal, contract en/of positienummer wordt een sterke verbinding 
gelegd met Vista. Door verwijzing naar de aangifte ten (wederuitvoer), het BGD en de bunker receipt 
wordt bovendien een sterke verbinding gelegd met de douane aangiften. Beide sterke verbindingen 
naar verschillende data bronnen maken dit een transparant en robuust excel sheet.