In geval van controle moeten er altijd bescheiden worden ingediend bij de douane, dit proces is beschreven op: [Inzenden van bescheiden bij aanbrengberichten en aanvullende aangiften - DMS-IIAA](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/douane_voor_bedrijven/aangiftesystemen-dms-ags/dms-en-ags-hoe-werkt-het/inzenden-bescheiden-aanbrengberichten-aanvullende-aangiften-dms-iiaa/)
Controleren of een aangifte is geselecteerd voor een douanecontrole (TomCat)
Kijk in TomCat of er toestemming is om te lossen.
Als er geen toestemming is om te lossen of te vertrekken (bij beladingen), kijk dan in CMS Read Only.
Controleren of een aangifte is geselecteerd voor een douanecontrole (CMS read-only)
- Open ‘CMS Read Only’
[Klik hier om CMS read only te openen:](https://cms.vtti.com/cms/f?p=1000:6100:17500062097442:::::) [Transactions](https://cms.vtti.com/cms/f?p=1000:6100:17500062097442:::::)
- Klik op ‘Declarations’
- Vul het Tomcat ordernummer
- Zorg dat de ‘Acceptance Date’ zeker voor de aangiftedatum van de betreffende aangifte ligt
- Klik op ‘Go’
- Als de betreffende aangifte de status ‘PROCESSED’ in een paars vakje heeft, met de vermelding: ‘CC460A (Import control decision notification)’ is de aangifte geselecteerd voor een controle
- Informeer het douaneteam
Controleren of een aangifte is geselecteerd voor een douanecontrole (CMS volledig)
- Open ‘CMS’
[Klik hier om CMS te openen:](https://cms.vtti.com/cms/f?p=1000100:6000:13117572176677:::::) [Welcome](https://cms.vtti.com/cms/f?p=1000100:6000:13117572176677:::::)
- Klik op ‘Declarations’
- Vul het Tomcat ordernummer in en klik op ‘Go’
- Als de betreffende aangifte de status ‘PROCESSED’ in een paars vakje heeft, met de vermelding: ‘CC460A (Import control decision notification)’ is de aangifte geselecteerd voor een controle
- Klik op de drie puntjes rechts van de betreffende aangifte regel
- Klik vervolgens op ‘Email messages (Send & Received)’
- Klik vervolgens op het vergrootglas links voor het ontvangen bericht m.b.t. de controle
- Nu opent het XML bericht, bij <TypeCode>10</TypeCode> wordt aangegeven wat voor controle het betreft:
10 = documentcontrole
40 = fysieke controle
LET OP!
Als een aangifte is geselecteerd voor een controle (documenten of fysiek) mag de operatie niet gestart worden!
Aangifte geselecteerd voor controle:
Als blijkt dat de aangifte is geselecteerd voor een controle, moeten de bescheiden als volgt per e-mail worden ingediend bij de douane:
Voorwaarden e-mail:
- De e-mail en de bijlagen mogen niet groter dan 16 MB
- Stuur bij voorkeur alle bestanden als PDF (andere ondersteunde bestanden zijn: DOC, XLS, PPT, PPS, TIF, TIFF, JPG, JPEG, GIF, ZIP, HTM, HTML, TXT, ASCII).
- Stuur 1 e-mail per aangifte
Als de e-mail met bijlage groter is dan 16 MB stuur dan meerdere e-mail met hetzelfde onderwerp, aangevuld met ‘DEEL 1 VAN 3’, ‘DEEL 2 VAN 3’, ‘DEEL 3 VAN 3’.
Opbouw onderwerp:
- Douaneregio (Olie en gas = OLGA)
- Type aangifte: aanbrengbericht (AANBR) of aanvullende aangifte (AANVU)
- MRN-nummer
- Type controle: document controle (CODE 10) of fysieke controle (CODE 40)
Vermeld in geval van een document en fysieke controle alleen ‘CODE 40’
Voorbeeld onderwerp:
OLGA AANBR 25NL3KNBN68CECXDR4 CODE 10 DEEL 1 VAN 2
Bescheiden:
Voeg alle relevante bescheiden bij die betrekking hebben op de lading, zoals; Factuur, BL, Oorsprongsdocument, douanedocumenten zoals T1 of e-AD, surveyor report, timesheet, etc.
Voorbeeld tekst e-mail:
Geachte heer, mevrouw,
Naar aanleiding van de (document/fysieke) controle op aangifte (MRN-nummer), sturen wij u hierbij de betreffende bescheiden.
Wij hopen u Hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Mochten er nog vragen zijn dan vernemen wij het graag.
Geadresseerden:
AAN: [Douane.DMS.IIAA@douane.nl](mailto:Douane.DMS.IIAA@douane.nl)
CC: [OLGAPOSTBUS@belastingdienst.nl](mailto:OLGAPOSTBUS@belastingdienst.nl), [xCustomsETT@vtti.com](mailto:xCustomsETT@vtti.com)
Werkafspraak met de douane:
- Zo lang wij tijdig / direct na het ontvangen van een invoercontrolebericht per email de bescheiden insturen (met OLGAPOSTBUS in CC), zoals hierboven omschreven, maar niet ‘direct’ response krijgen, wij bij uitblijven response, de OLGAPOSTBUS nogmaals direct mailen dat er geen response is ontvangen op de aangeleverde bescheiden en dat wij doorgaan met de operatie. Zodat de operatie niet zou moeten stagneren.
Ter info:
Team aangiftebehandeling zou deze berichten moeten behandelen en zijn doorgaans tot 23:30 aan het werk (doordeweeks) en werken ook op zaterdag.
- Let op!: zolang wij geen reactie krijgen / in CMS de vrijgave niet is doorgekomen / wij niet na uitblijven van reactie douane een ‘we gaan toch starten met lossen’ mailtje naar de douane hebben gestuurd, kan de operatie niet aanvangen.
Als er geen reactie komt van uit de douane, nadat de bescheiden zijn ingediend, kan het bericht nogmaals verstuurd worden maar dan direct aan de OLGAPOSTBUS.
- Open de eerder verstuurde e-mail met bescheiden.
- Klik op doorsturen
Voorbeeld tekst 2de e-mail:
Geachte heer, mevrouw,
Eerder vandaag is onderstaand bericht verstuurd naar aangiftebehandeling (met OLGAPOSTBUS in CC). Na het versturen van deze e-mail (aan OLGAPOSTBUS) zullen wij starten met de operatie.
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Mochten er nog vragen zijn, dan vernemen wij het graag.
Geadresseerden:
AAN: [OLGAPOSTBUS@belastingdienst.nl](mailto:OLGAPOSTBUS@belastingdienst.nl)
CC: [xCustomsETT@vtti.com](mailto:xCustomsETT@vtti.com)
Let op!
Pas nadat bovenstaand bericht is verstuurd mag er worden gestart met de operatie.