# Bunkering
Specifics around bunkering.
# ARA bunkering
## Supplying bunkers to sea going vessels is exempt from import duties and customs duties. A legal entity can be set up to make these tax exempt marine bunker supplies. This requires customs licenses and registrations to make use of the cross border bunker regime between The Netherlands and Belgium (Zeevaartbunkerprocedure 2019). #### **Customs and excise licenses / registrations** The following customs licenses and registrations are required: 1. License "Erkend bunkeraar". This is a general license to apply the cross border bunker regime. 2. License "Fictieve accijnsgoederenplaats bunkerhandelaar in minerale olie". This is a license to operate a fictitious excise warehouse. The bunker barge represents the excise warehouse. This license enables the supply EU goods (T2) under excise duty suspension as bunkers. 3. License "Douane entrepot". This a license to operate a floating customs warehouse. The bunker barge represents the customs warehouse. This license enables the supply non-EU goods (T1) under import duty and excise duty suspension as bunkers. 4. Registration "elektronisch berichtenverkeer". This is a generic registration that every economic operator needs in order to be able to exchange electronic messages with customs. It's also needed when these messages are exchange by a representative. To bunker this registration is needed in order to be able to make the advance notifications of each bunker supply in The Netherlands. 5. License "Doorlopende zekerheid" (comprehensive guarantee). This license is required to maintain a permanent guarantee for the suspended import and excise duties. Without this license a separate bank guarantee would need to be arranged for each individual transaction. 6. EORI Number. This is the generic registration with Dutch customs that is valid in all EU Member States. 7. C-point registration. This is a registration with the C-point portal that is used to make the advance notifications of bunker supplies in Belgium. **Products typically involved**
High aromatic fuel oil2707.9999
Low aromatic fuel oil with a Sulphur content not exceeding 0.1% by weight2710.1962
Low aromatic fuel oil with a Sulphur content exceeding 0.1% by weight but not exceeding 0.5% by weight2710.1966
Low aromatic fuel oil with a Sulphur content exceeding 0.5% by weight2710.1967
Fuel oil containing by weight max 30% biodiesel and with a Sulphur content not exceeding 0.5% by weight2710.2032
Fuel oil containing by weight max 30% biodiesel and with a Sulphur content exceeding 0.5% by weight2710.2038
LNG2711.1100
Bio-LNG not processed to LNG quality2711.1900
**Transactions that can be performed under the Dutch permits** The table below lists the transactions that are allowed under the Dutch permits.
non-Union goods (T1 goods)The NetherlandsThe Netherlands
non-Union goods (T1 goods)The NetherlandsBelgium
non-Union goods (T1 goods)BelgiumBelgium
non-Union goods (T1 goods)BelgiumThe Netherlands
Union goods (T2 goods) under excise duty suspensionThe NetherlandsThe Netherlands
Union goods (T2 goods) under excise duty suspensionThe NetherlandsBelgium
Union goods (T2 goods) under excise duty suspensionBelgiumBelgium (2)
Union goods (T2 goods) under excise duty suspensionBelgiumThe Netherlands (1)
Union goods (T2 goods) not subject to excise dutiesThe NetherlandsThe Netherlands
Union goods (T2 goods) not subject to excise dutiesThe NetherlandsBelgium
Union goods (T2 goods) not subject to excise dutiesBelgiumBelgium (3)
Union goods (T2 goods) not subject to excise dutiesBelgiumThe Netherlands (3)
(1) Loading T2 goods excise duty suspended in Belgium with a view to making bunker supplies in The Netherlands is not possible and is very unlikely to become possible on the short to mid term. For this to be possible a similar set of licenses must be obtained from Belgian customs. In order to obtain these permits we need a Belgian legal entity that operates an actual Belgian office including having Belgium based employees on the payroll. (2) To be investigated whether Belgium has a national bunker procedure and if so what conditions have to be met for making use of it. (3) The classic example of T2 goods that are not subject to excise duties are lubricants. We believe that high aromatic fuels (2707.9999) and LNG, including bio-LNG processed to LNG quality (2711.1100) also fall under this category. This must be clarified first because of the fact that non-excisable goods become excisable goods as soon as they are destined for use as road fuel or heating fuel. When this happens is not specified in the law and is very much subject to the interpretation of local customs. The risk to manage here is applying the wrong bunker procedure resulting in an excise duty claim over the entire cargo.
# Bunkering
1. Inleiding ........................................................................................................................................................................ 3 1.1 Algemeen ........................................................................................................................................................... 3 1.1.1 Klanten van VB............................................................................................................................................ 3 1.1.2 Goederen voor bunkering ........................................................................................................................ 3 1.1.3 Douanestatus goederen ........................................................................................................................... 4 1.3 Automatisering en administratie ................................................................................................................ 5 1.3.1 Inleiding ......................................................................................................................................................... 5 1.3.2 Software gebruikt voor vastlegging goederenstromen .................................................................. 5 2. Bunkering proces ....................................................................................................................................................... 5 2.1 Inleiding .............................................................................................................................................................. 5 2.2 Laden van bunkerolie ..................................................................................................................................... 5 2.2.2 Bunkergeleide document (BGD) ............................................................................................................ 6 2.3 Het vervoeren van de bunker olie ............................................................................................................. 6 2.2.3 Voorraad administratie ............................................................................................................................. 7 2.4 Uitbunkeren ...................................................................................................................................................... 8 2.4.1 Binnen 1 maand bunkeren ....................................................................................................................... 8 2.4.2 Bunkerreceipt .............................................................................................................................................. 8 2.4.3 Vooraanmelding van voorgenomen bunkering ................................................................................. 9 3 Controles en aangiften ........................................................................................................................................... 10 3.1 Inleiding ............................................................................................................................................................ 10 3.1.1 Aangifte ten uitvoer/ aangifte tot wederuitvoer ........................................................................... 10 3.1.2 Aangifte tot plaatsing in een varend douane-entrepot ................................................................ 10 4. Diversen ................................................................................................................................................................ 11 4.1 Administratie .................................................................................................................................................. 11 4.2 Verschillen tussen administratieve voorraad en fysieke voorraad ................................................ 11 4.3 Aanzuivering van de regeling .................................................................................................................... 11 4.4 Afzien van bunkering ................................................................................................................................... 11 4.5 Overlading van bunkers .............................................................................................................................. 12 Overzicht van de bijlagen............................................................................................................................................... 13
1. Inleiding Dit document beschrijft de administratieve organisatie en de maatregelen van Interne Beheersing (AO/IB) van Vitol Bunkers BV (hierna: VB) en heeft betrekking op de volgende vergunningen: • Accijnsgoederenplaats (hierna: AGP), vergunningsnummer: (nog niet verleend) • Erkend bunkeraar onder de ‘Zeevaartbunkerprocedure 2019’ vergunningsnummer: (nog niet verleend) • Varend douane-entrepot op grond van ‘Zeevaartbunkerprocedure 2019’, vergunningsnummer: (nog niet verleend) • Registratie elektronisch berichtenverkeer (in aanvraag) • Vergunning doorlopende zekerheid (in aanvraag) • EORI-nummer: NL862279203 • Btw-nummer: NL 8622.79.203.B.01 Deze beschrijving bestaat uit de volgende onderdelen: - Hoofdstuk 1 Inleiding - Hoofdstuk 2 Beschrijving bunkering proces - Hoofdstuk 3 Controles en aangiften - Hoofdstuk 4 Verschillen inventarisatie - Hoofdstuk 5 Risico-inventarisatie
1.1 Algemeen VB gaat bunkering activiteiten verrichten in Nederland en in België onder de Zeevaartbunker procedure 2019. Hiervoor is een Nederlandse vergunning Erkend Bunkeraar aangevraagd. VB verwacht in het kader van deze regeling de volgende activiteiten te gaan verrichten: a) In Nederland Unie-accijnsgoederen betrekken en deze in Nederland bunkeren; b) In Nederland Unie-accijnsgoederen betrekken en deze in België bunkeren; c) Vanuit haar varend douane-entrepot in Nederland of België niet-Uniegoederen bunkeren; d) In België of Nederland niet-Uniegoederen aan boord plaatsen en deze vervolgens in België of Nederland bunkeren. 1.1.1 Klanten van VB VB wordt eigenaar van het product dat geladen wordt voor bunkering doeleinden. Het product wordt aangekocht van Vitol SA Geneve (hierna: VSA) en uiteindelijk verkocht aan de klanten waarvoor gebunkerd wordt. In voorkomende gevallen zal VB ook bij derde partijen bunkerolie inkopen. De potentiele klanten voor VB zijn in principe de eigenaren van alle (zee) schepen die aangemeerd zullen worden in Nederland of België. 1.1.2 Goederen voor bunkering Het goederenassortiment van VB bestaat uit diverse kwaliteiten stookolie zoals opgenomen in onderstaande tabel.
Handelsnaam GN omschrijving GN Code HS RMK High sulphur Fuel Oil, Sulphur < 3.50%
Zware stookolie waarvan het gehalte aan aromaten dat van de niet aromaten overtreft.
27079999
HS RMG High sulphur Fuel Oil RMG380, Sulphur < 3.50%
Zware stookolie waarvan het gehalte aan aromaten dat van de niet aromaten overtreft.
0.5% VLSFO Low sulphur Fuel Oil 0.5%, Sulphur 0.1 > < 0.50%
Stookolie waarvan het gehalte aan aromaten dat van de niet aromaten overtreft.
27079999
0.1% RMD80 Low sulphur Fuel Oil 0.1% Sulphur < 0.1%
Stookolie waarvan het gehalte aan aromaten dat van de niet aromaten overtreft.
27079999
0.1% DMA (MGO)
Low sulphur Fuel Oil 0.1% Sulphur < 0.1%
Stookolie waarvan het gehalte aan aromaten dat van de niet aromaten overtreft.
27079999
HSFO Zware stookolie waarvan het gehalte aan aromaten kleiner of gelijk is aan dat van de niet aromaten. Met een zwavelgehalte van > 0,5 gewichtspercenten
27101967
HS RMG Zware stookolie waarvan het gehalte aan aromaten kleiner of gelijk is aan dat van de niet aromaten.
Met een zwavelgehalte van > 0,5 gewichtspercenten
27101967
0.5% VLSFO Stookolie waarvan het gehalte aan aromaten kleiner of gelijk is aan dat van de niet aromaten.
Met een zwavelgehalte van > 0,1 <= 0,5
27101966
0.1% RMD80 Stookolie waarvan het gehalte aan aromaten kleiner of gelijk is aan dat van de niet aromaten.
Met een zwavelgehalte van <= 0,1
27101962
0.1% DMA (MGO)
Stookolie waarvan het gehalte aan aromaten kleiner of gelijk is aan dat van de niet aromaten.
Met een zwavelgehalte van <= 0,1
1.1.3 Douanestatus goederen De goederen die gebunkerd worden, hebben zowel de douane status unie goederen (T2) als niet-unie goederen (T1).
1.2 Statutaire verhoudingen en personele bezetting
Daarnaast verzorgt dit team trainingen zodat de operationele medewerkers straks bekend zijn met de douaneregels die op VB van toepassing zijn. De administratie wordt gevoerd door de afdeling ‘financial operations’ (hierna: Finops). Finops is verantwoordelijk voor de operationele uitvoering van alle orders en de vastlegging daarvan in het ERP systeem van Vitol. Er wordt geen afgescheiden douane administratie gevoerd. De voor de douane relevange gegevens zijn geïntegreerd in de administratie die reeds gevoerd wordt.
1.3 Automatisering en administratie
1.3.1 Inleiding De voorraadadministratie wordt door de Finops bijgehouden. Deze administratie wordt op het kantoor van VB in Rotterdam gevoerd.
1.3.2 Software gebruikt voor vastlegging goederenstromen Alle aan- en verkopen van goederen alsmede de opslag daarvan wordt door VB vastgelegd in haar systemen. Het ERP systeem van VB heet Vista. Dit is een ERP systeem dat door Vitol zelf is ontwikkeld en dat wereldwijd door alle Vitol bedrijven wordt gebruikt voor hun “trade accounting”. Vista is een in Oracle ontwikkeld ERP-systeem waarin alle mutaties ten aanzien van aankopen, verkopen en de opslag van goederen worden vastgelegd. In Vista wordt alle data vastgelegd die aan een trade is gerelateerd. Vista is ontwikkeld door de softwareontwikkelaars die Vitol in dienst heeft in Genève. Het systeem wordt voortdurend verder aangepast aan de laatste stand van de techniek en de laatste wensen van de gebruikers. VB maakt voor de financiële administratie gebruik van een door VSA intern ontwikkeld systeem, genaamd Vega. Data die betrekking heeft op goederen transacties wordt primair in Vista ingevoerd. De financiële data van deze transacties wordt door middel van een interface naar Vega overgebracht. Data die niet met goederen transacties te maken heeft, zoals bijvoorbeeld overheadkosten, wordt rechtstreeks in Vega geboekt. Daarnaast wordt er een archiefsysteem gebruikt genaamd DIVA. Dit is het door Vitol ontwikkelde archiveringssysteem waarin alle relevante documentatie en correspondentie met betrekking tot alle goederen transacties wordt bewaard. Hierbij moet worden gedacht aan contracten, facturen, inspectierapporten ten aanzien van de hoeveelheid en de kwaliteit van geladen en gelost product, etc. Er is een directe link tussen Vista en DIVA waardoor alle documentatie ten aanzien van een bepaalde transactie met één druk op de knop direct vanuit Vista toegankelijk is.
# Proces
**2. Bunkering proces** **2.1 Inleiding** In dit hoofdstuk volgt een beschrijvingvanhet bunkeringproces. Hierin zullenwe inchronologische volgorde het laden van bunkerolie (paragraaf 2.2), het vervoer vanbunkerolie(paragraaf 2.3) enhet uitbunkerenvanbunkerolie (paragraaf 2.4) worden beschreven. **2.2 Laden van bunkerolie** VB kooptolievanderdenenvan VSA. Er wordtgewerkt metnominaties zodat voorbeide partijen (aankopende partij, verkopende partij enlaad terminal) duidelijkis welk schip de gekochte brandstof wanneer komt laden. Het productis afkomstiguit landtanks van olieterminals. De vanuit de landtanks uitgeslagen hoeveelheidwordt vastgesteld doorde landtanks voorafgaand aan de belading vanhet schip te meten endeze na afloop van debeladingopnieuw te meten. Het verschil tussendeze voor- en nameting is de uitgeslagen hoeveelheid. Deze meting wordt ook wel de A-meting genoemd. Deze meting wordt uitgevoerd door terminal medewerkers.
Op het schip zelf wordt ook gemetenof de hoeveelheid overeenstemt met de geladenhoeveelheid. Op deze wijze wordt zeker gesteld dat de hoeveelheid product waarvoor betaald is zich ook daadwerkelijk aanboord bevindt. Tussende walmeting en de scheepsmeting zullenkleine verschillen optreden. Deze worden veroorzaakt doorstroperigheid vanhetproduct (aanhechting aanwanden), tolerantie van meetapparatuur, afrondingsverschillen, etc. Feitelijk dezelfde redenen dieaan de verliestoleranties tengrondslag liggen. Voor wat betreft de acceptabele verschillen sluitenwij aan bij de huidige verliesnorm van0,4% voor zwarestookolie. Indiener verschillen worden geconstateerd die groter zijn dande aanvaarde tolerantie van 0,4%, kan ervoor wordengekozen om eenB-meting door eenonafhankelijke derde partij te laten doen. VB kan een inspectie firma (eenonafhankelijke derde) inschakelenom de procedures bij de belading van een schip en deuitslaguit het entrepot/AGP te controleren. Over het algemeenkomt ditin depraktijk niet veelvuldig voor. Indien VB geeninspectie firma heeft aangesteld wordt de B-meting door de bemanning vanhet schip uitgevoerd met gebruikmakingvande op het schip aanwezigeapparatuur. Indien VB eeninspectie firma heeft aangesteld, zal deze eerst de inhoud vanhet schip meten voordat totde belading wordt overgegaan om een eventuele OBQ(On Board Quantity) vast te stellen. Indiennodig heeft deze controle firma ookde bevoegdheid om in het kader van zijncontrolewerkzaamheden de landtank te meten voordat tot belading van het schip wordt overgegaan(voormeting). Na belading van het schip wordt de inspectie firma weer opgeroepen om de inhet schip aanwezige hoeveelheidgoederen te meten. De bij deze meting, deB-meting, bevondenhoeveelheid wordt door de Shiftleader vergelekenmet de volgens de A-meting geladen hoeveelheid. Indien bij de A-meting een verschilvan meer dan 0,4% wordt vastgesteld tussendezemeting en de B-meting, dan onderzoekt de Shiftleader of de A-meting correctis. Er kan een letter of protest door de schipper wordenafgeven, De kwaliteit van het productwordt getest via laboratoriumanalyse vanaan de wal genomenmonsters. Dan besprekenwe het douaneproces. Hierinonderscheidenwe laden van Unie bunkers en laden van niet-unie bunkers Unie bunkers – douane formaliteiten bij laden
· · · · Terminal maakteADop VB zuivert eAD onmiddellijkaan in EMCS (webportal) VB doet aangifte tenuitvoer via sagitta VB maakt BGD op
Niet-unie bunkers – douane formaliteitenbij laden
· · · · Terminal maaktT1 opvia NCTS VB zuivert T1 aanen plaatstgoederen onder regelingentrepot (IM A regeling71) VB doet aangifte ten wederuitvoer VB maakt BGD op
**2.2.2 Bunkergeleide document (BGD)** Gelijktijdig met ofonmiddellijkna het indienen van deaangifte ten uitvoerof de aangifte tot wederuitvoer maakt VB voor dezelfde hoeveelheid en soort goederen een BGD op. Het BGD bevat het Movement Reference Number (MRN) vande aangifte ten uitvoer/ wederuitvoer. De erkend bunkeraar voorziet het BGD van eenunieknummer. Deminerale oliën worden onder dekkingvan het BGDmet een tanklichter naar de plaats van bunkering overgebracht. Het BGD en debijbehorendebunker receipts vormen de voorraadadministratieaan boord van de tanklichter engeveneenactueel beeld van de aanwezige hoeveelheid minerale oliën. **2.3 Het vervoeren van de bunker olie** Na belading wordt de bunkerolie naar de diverse afnemers daarvanvervoerd. Erzal maximaal 1maand
zitten tussenhet laden en volledig bunkeren van deze olie. Gedurende deze periode is de bunkeroliein vervoer, er is geensprake van opslag onder schorsing aanboord. Vanuit het commerciële perspectief van VB is wel sprake vanopslag en vangoederenin voorraad. Gedurende het vervoer vande laadterminal naar deafnemers vande bunkerolie is VB-eigenaar vande olie en loopt VB alle risico’s die daarbij horen. Deze olie is eenbezitting vanVB die ook als zodanig in de boekenvan VB gewaardeerd dient te worden. Hoewel douane technisch geensprake is van opslag zal de vastleggingin deadministratie van VB om de genoemde redenen de kenmerken vaneen voorraadadministratie vertonen. De voorraad wordt bijgeboekt met dehoeveelheid die bij belading op BGD wordtgezet. De voorraad wordt afgeboekt met de hoeveelheid die volgens het bunker receipt aanafnemers is geleverd als bunkerolie danwel is terug gelost in een landtankin het kader van een intercompany verkoop aan VSA. Net als in ieder voorraadproces past VBhet goederenvierkant toe als controlemiddel. Het goederenvierkantziet er al volgt uit: Beginvoorraad + inslagenop BGD– uitslagen op BGD – terug leveringenaan VSA + meer bevindingen – tekorten = 0 De voorraadadministratie wordt volledig bijgehouden in Vista. Er wordt voor demaandafsluiting vastgesteld wat er administratief invoorraad is, door de hoeveelheid die volgens het BGD is geladen te verminderen met de deeluitleveringenzoals vastgelegd op de bunkerreceipts. Vervolgens wordt er vastgesteld wat de fysieke voorraad aan boord is, dit kan middels een inspector/inspectiebedrijf gebeurenof via een meting op het schip zelf. Vervolgens wordt de administratieve voorraad vergelekenmet de daadwerkelijke fysieke voorraad. Op deze manierwordt geborgd datde gevoerde voorraadadministratiealtijd aansluit bij defysiek aanwezige voorraad en de juiste waarde wordt weergegeven opde balans. Geconstateerde verschillen binnende tolerantie van0,4%, wordenafgeboekt op de voorraad als zogeheten‘quantity adjustments’. Bij grotere verschillen kan een controle plaatsvinden door een inspector/inspectiebedrijf omvast te stellen waar hetverschil vandaan komt. Vanuit Vista wordt de data middels eeninterface naar het financiële administratiesysteem Vega doorgezet en komt na demaandafsluitingde vastgestelde voorraad waarde op balans te staanals voorraad ‘floatingstorage’. **2.2.3 Voorraad administratie** VB houdt een administratie bij vanalle bunkeringendie onder de“Zeevaartbunkerprocedure 2019” plaatsvinden. Uit de voorraad administratie van Uniebunkers blijkt voor welkesoorten en hoeveelhedenaangiften ten uitvoer en BGD’s zijn opgemaakt. De niet-Uniebunkers waarvoor een aangifte totwederuitvoer is gedaanen een BGD is opgemaakt, worden niet uit de voorraadadministratie vanhet (varend) douane-entrepot uitgeschreven. Niet- Uniebunkers blijvendus onder de regelingvan het douane-entrepot. De regeling douane-entrepot wordt gezuiverdnadat de douaneheeft bevestigd dat de niet-Uniebunkers hetdouanegebied van de Unie hebbenverlaten. Pas daarna worden zijuit de voorraadadministratievan het douane-entrepot uitgeschreven.
**2.4 Uitbunkeren ** Voorafgaand aan het uitbunkerenis er door VB een verkoopcontract gesloten metde rederij van het schip datwordt gebunkerd om eenbepaalde hoeveelheid bunkerolieaan hen te leveren. Om vast te stellen dat de hoeveelheiddieis overeengekomenook daadwerkelijk wordt uitgebunkerd wordt ereenvoor-en nameting verricht op delading van de bunkerlichter vanVB. Dit kanworden gedaan door een inspector/inspectioncompany. Nadat is uitgebunkerd en dehoeveelheidis vastgesteld, wordt ereenbunkerreceipt intweevoud opgemaakt, dat wordt ondertekend door een op het gebunkerde zeeschip aanwezige tekeningsbevoegde. Eenscan van de bunkerreceipt wordt naar het kantoor van VBverstuurd.Het origineel blijft aan boord en wordt aan de bijbehborende BGD gehecht. Wanneer het BGDvolledig is aangezuiverd wordt dit BGD met alle bijbehorende bunkerreceipts ook naar kantoor verstuurd. Alle documentatie wordt minimaal 7jaar digitaal bewaard inhetDiva archiefsysteem. **2.4.1 Binnen 1 maand bunkeren ** Binnenéén maand na de aangifte ten (weder)uitvoer levert VB de bunkerolie aan één of meer zeeschepenin een Nederlandse of Belgische haven. Als debunkerolie bijvoorbeeld op 15 maart is vrijgegeven, dan levert VB deze uiterlijk op 15 april uit alsbunkers aanzeeschepen. Onder normale omstandighedenheeft een bunkerlichter ruimschoots binnen 1 maandde geladen hoeveelheiduitgeleverd als bunkers. Hoewel het risico op overschrijdingvan de termijn kleinis, wordt deze termijn wel goed inde gaten gehouden. Mochtin uitzonderlijke gevalleneen termijnoverschrijding dreigen, danligt één vande volgende opties het meestvoor dehand: 1) Verzoek om eenmalig uitstel indien aan de voorwaarden is voldaan 2) Teruglossenin landtank enverkopenaan VSA **2.4.2 Bunkerreceipt ** Bij elke bunkeringaan een zeeschip wordt er een bunkerreceipt intweevoud opgemaakt door VB. Het bunkerreceipt wordt opgesteldin het Engels. DedoorVB opgemaakt bunkerreceipt omvatde onderstaande punten:
· · · · · · · · · een uniekopvolgend identificeerbaar nummer; naam, adres en vergunningnummervanVB; naam en adres van de eigenaarof exploitant van het te bunkerenschip; naam en registratienummer vanhette bunkeren schip; de plaats van bunkering (b.v. Antwerpen, Vlissingen); soort, hoeveelheid enactuele GN-code vande geleverde goederen naam en handtekening van de eigenaar of exploitant vanhet te bunkeren schip of zijn vertegenwoordiger aanboord van het schip; identificatievanhet leverend vaartuig (naam enregistratienummer); het vergunningnummer van de "Vergunningdomiciliëringsprocedure uitvoer met elektronische aanvullende aangifte voor benodigdhedenvoor luchtvaartuigenen zeeschepen".
Het bunkerreceipt wordt door master vanhet zeeschip of een ander bevoegd bemanningslid vanhet zeeschip worden afgetekend voor de ontvangst vande daarin opgenomen hoeveelheid mineraleoliën. Een exemplaar blijftaan boord van het zeeschip enhet andere exemplaar wordt bewaard aan boord van de tanklichter tot de afgeleverdehoeveelheid minerale oliëndie op het BGD is aangetekendin de administratie van de erkend bunkeraar is verantwoord. Daarna wordt het bunkerreceipt ten minste 7 jaarin de administratievande erkend bunkeraar bewaard. Vervolgens tekent VB de geleverde hoeveelheid aanop het BGD.
**2.4.3 Vooraanmelding vanvoorgenomen bunkering ** Voorgenomen bunkerleveringenwordenelektronisch voordat deze zal plaatsvindenaan de Douane gemeld via het Single Window voor maritiem en lucht, uiterlijk2 uur voor de daadwerkelijke levering. Hiervoor wordt het PRO-bericht gebruikt die geldt voor proviandeurs enscheepsleveranciers. De bijhorende bewijsstukken vande daadwerkelijkbunkering (zoals de bunkerreceipts) worden zorgvuldig bewaart. VB houdt inVista een zorgvuldige vastlegging bij, zodat goed kanwordenbijgehoudendat binnen een maand zal worden gebunkerd vanaf het moment dat de bunkering goederen voor uitvoer zijn vrijgegeven. De vooraanmeldingvande leveringbevat de onderstaande gegevens bevatten:
· · · · · · · ·
Vitol Bunkers treedt op als erkend bunkeraar Identificatie van de AGP (NL) of het belastingentrepot(BE) of het particulier douane-entrepot Naam, IMO-en verblijfsnummer vanhet zeeschip waar uitgebunkerd zal worden Naam, registratienummer en Gsm-nummer vande tanklichterof tankauto waarin het product dat gebunkerdwordt, is geladen Plaats in de havenwaar gebunkerd wordt Datum en vermoedelijkuur van aanvang vande bunkering Hoeveelheid en soort (GN-code) vanelke soort te leverenminerale oliën ensmeermiddelen Opvolgend nummer van het bunkerreceipt
# Aangiften
**3 Controles en aangiften** **3.1 Inleiding ** In dit hoofdstuk wordt beschreven welk aangiftener worden verricht en hoe proces loopt. **3.1.1 Aangifte ten uitvoer/ aangifte tot wederuitvoer** Voor aanvang vanhet laden vande bunkerolie doet VB een aangifte ten uitvoer (Unie bunkers) dan wel een aangifte tenwederuitvoer (niet-Unie bunkers) voor de te ladengoederen. Dit betreft de standaard aangiftedievia AGS zal worden ingediend. VB zalzichbij het doen van deze aangiftenlatenvertegenwoordigen. Vermoedelijk zal dit door een douane expediteur wordengedaan. Tentijde van het schrijven vandeze 1e versieis deze keuze nog niet gemaakt. Er zal sprake zijn van directe vertegenwoordigingwaardoor VB zowel aangever alsexporteur zal zijn. De aangifte tenuitvoer zal zonder uitzondering inNederland wordengedaan. Nadat de goederen aanboord zijn genomenende daadwerkelijk geladen hoeveelheid bekend is wordt de op de aangifte ten (weder)uitvoer opgenomenhoeveelheid gecorrigeerd. **3.1.2 Aangifte totplaatsingin een varend douane-entrepot** Voorafgaand aan het laden van debunkerolie envoorafgaand aan de indiening vande aangifte ten wederuitvoer wordende te laden niet-Unie bunkers in het varend douane entrepotvanVB geplaatst. Deze plaatsingsaangifte IM7 zal viaAGS worden ingediend. VB zalzichbij het doen van deze aangiftenlatenvertegenwoordigen. Vermoedelijk zal dit dooreen douane expediteur wordengedaan. Tentijde van het schrijven vandeze 1e versieis deze keuze nog niet gemaakt. VB zal zich direct latenvertegenwoordigen bij het doenvandezeaangifte. Nadat de goederen aanboord zijn genomenende daadwerkelijk geladen hoeveelheid bekend is wordt de op de plaatsingsaangifteIM7 opgenomenhoeveelheid gecorrigeerd. **3.1.3 Bunker Geleide Document (BGD)** Direct na indieningvan de aangiften ten (weder)uitvoermaakt VB het BGD op. De op het BGD opgenomen hoeveelheid is gelijk aandie op de aangifte ten (weder)uitvoer. VB past het BGD model toezoals opgenomen inbijlage 1 van onderdeel 100.00.06 vanhet Handboek Douane. Het BGD wordt voorzienvaneenunieknummer. VB heeft noggeen besluit genomenover de bij deze nummeringte hanterensystematiek. Het BGD wordt aan boord bewaard zolanghet nog niet volledig is afgeschreven. Een eenmaal volledig afgeschrevenBGD wordt naar het kantoor vanVB gestuurdenzal daar gedurende tenminste7 jaar worden bewaard.
# Admin **4. Diversen** **4.1 Administratie** Alle aankopenen verkopenvanVB wordenop de binnen Vitol gebruikelijke wijze geregistreerd in Vista. De aankoop facturen worden allemaalgeregistreerd in Vista en de verkoopfacturen worden vanuit Vista opgemaakt. Alle onderliggende documentatie en e-mail verkeer wordt opde gebruikelijke wijze in DIVA bewaard. Onderzocht wordt in hoeverrehet mogelijk is omhet BGD via de document generationmodule van Vista op temaken. Als dit praktischentechnisch al mogelijk is zal dat pas op termijn mogelijk zijn. Inde eerste periode zal het BGD handmatigworden opgemaakt conform het hiervoor genoemde model. Voor de vastleggingvan een aantal specifiekedouane gegevens zal ook een excel sheet worden opgezet. Voorde eerste opzet wordt verwezen naar het inbijlage .. opgenomenmodel. Het doel van dit excel sheet is om de voor het douaneproces relevante gegevens opeenoverzichtelijke manier weer te geven. Door te verwijzennaar het deal, contract en/of positienummer wordt een sterke verbinding gelegd met Vista. Door verwijzing naar de aangifte ten(wederuitvoer), hetBGDende bunker receipt wordt bovendieneen sterke verbindinggelegd met de douane aangiften. Beidesterke verbindingen naar verschillendedata bronnen maken dit eentransparant en robuust excel sheet.
**4.2 Verschillen tussen administratieve voorraad en fysieke voorraad** Bij het beoordelenvan verschillenwordt aangeslotenbij de verliesnormenzoals meest recent gewijzigd bij het Beleidsbesluit van 25 maart 2019, nr. 2019/6371, Stcrt2019, 17892. De verliesnorm voor zware stookolie is 0,4%. Verschillen binnendezenormen wordengeacht inherent aan de aard van het product te zijn en worden inbeginsel nietnader onderzocht. Alle geconstateerde verschillen, ook diebinnende verliesnormenvallen, wordenin de administratie verwerkt. Bijeentekort wordt dit tekort aangetekend op het BGD. Bij een surplus wordt voordeze hoeveelheideennieuw BGD opgemaakt. Wanneer de bunkerlichter waarop eenverschil wordtgeconstateerd zowel Unie bunkers als niet-Unie bunkers aan boord heeft, danwordt aan het geconstateerde verschil altijd de niet-Uniestatus toegekend. Dit is slechts anders indien het niet-Unie product aan boord een andere GN Code heeft dan hetproduct waarop het verschil is geconstateerd. **4.3 Aanzuivering van de regeling** Aanzuivering vande regeling is in feite hetaantonen datde goederen het douanegebied van de Unie hebben verlaten. Hetleveren vande olie als bunkers aanzeeschepenstaat gelijk aan het verlaten van het douanegebied. Wanneer de leveringin Nederland plaats heeft, vindt deze aanzuivering automatisch plaats via de elektronische vooraanmeldingdie voorafgaand aan iedere bunkeringwordt gedaan. Wanneer de op het BGD genoemde hoeveelheid geheel of gedeeltelijk inBelgië is uitgeleverd, wordt het verzoekom het uitgaan vande goederente bevestigen schriftelijkingediend bij de afdeling Bulkzakenvan de Douane Rotterdam Haven. VB dient hiertoehet BGD met bunkerreceipts in alsmede de MRNvan de bijbehorende aangifte ten(weder)uitvoer. VB dient dit verzoek uiterlijk1 maand en 10 dagenna opmaak vande BGD in. De bevestiging van het uitgaanzuivert de accijnsschorsingsregeling danwel dedouaneschorsingsrege ling.
**4.4 Afzien van bunkering** Bij wijze vanuitzonderingkanVB afzien vanbunkering. Mocht zo’n situatie zich voordoen danzal VB de goederenteruglossen in een door VSA gehuurdelandtank. VB zal de teruggeloste hoeveelheid aan VSA verkopen. Tenaanzien van deze verkoop vinden degebruikelijke vastleggingenplaats in Vista en DIVA. Deteruggeloste hoeveelheid wordt door VB aangetekendop het betreffende BGD.
De keuze om van bunkering af te zien zou bijvoorbeeld gemaakt kunnen worden indienna vertrek blijkt dat de kwaliteit van debunkerolie nietvoldoet aan de eisen van de klanten vanVB. **4.5 Overladingvanbunkers** In voorkomende gevallen kan VB besluiten (een deel van) de bunkerolie vanuit de ene lichter van VB naar de andere andere lichter van VB over te pompen. Logistieke redenenenkunnen hieraanten grondslag liggen. Het kanbijvoorbeeld efficient zijnwanneer eenverder weg gelegenschip moet worden gebunkerd om die bunkerlichter maximaal te beladen zodat de andereondertussennieuw product aanboord kannemen. Het ontvangende schip maakt een nieuw BGD op waarop worden verwezennaar het voorafgaande BGD. Het leverende schip schrijft de overgeladen hoeveelheid af van het BGD. Overladingenmeldt VB minimaal 2 uurvantevoren aan bij de douane.
# T1 bunker
![editor_311_5_a08f06e8-f1d7-4f8c-a2f7-0f386a41d43b_rte_image_210.png](https://www.bzctrl.com/bzctrl-core-api/api/v1/download/editor_311_5_a08f06e8-f1d7-4f8c-a2f7-0f386a41d43b_rte_image_210.png)
# T2 bunk
![editor_311_5_cfb950d6-afcb-4bc6-8ac4-a7858839a743_rte_image_220.png](https://www.bzctrl.com/bzctrl-core-api/api/v1/download/editor_311_5_cfb950d6-afcb-4bc6-8ac4-a7858839a743_rte_image_220.png)
# St
Bunker receipt (T1 and T2 bunkering) The bunker receipt is a critical document in the bunkering process. It serves as evidence of the fact that the fuel mentioned on the bunker receipt has been supplied to a sea going vessel. As such it serves as evidence that the goods have left EU customs territory. The bunker receipt clears the duty suspension procedures that apply to the fuel before the bunker supply is made. Without a bunker receipt duties will become payable over the uncleared quantities.
?For each bunker supply a bunker receipt has to be issued (2 copies)
?Language: Dutch, English, German or French
?No required format, list of minimal data content provided by customs
?Bunker receipt must get a unique and sequential number
?Bunker receipt must be signed by an authorized crew member of the receiving sea going vessel
?One copy remains on board of the sea going vessel, one copy is on board of the bunker barge until the BGD quantity to which it belongs has been fully supplied to sea going vessels. It allowed to replace the original bunker receipt on board of the bunker barge for a copy.
?The bunker receipts have to be kept in the records of the bunker supplier for at least 7 years.
E-AD document (T2 bunkers)
?EU bunker fuel on board of the bunker barge is covered by an e-AD document (equivalent of the Transit document for T1 bunkers).
?The loading terminals issued an e-AD via EMCS to the bunker supplier
?This e-AD is immediately and fully cleared and replaced by an e-AD issued by the bunker supplier to cover the T2 bunker fuel on board of its bunker barge.
?This e-AD is cleared by attaching bunker receipts to it, similar as the clearance of the Transit document.
# Intro
There are currently 2 types of bunker procedures:
1.Simplified procedure for cross border bunker between The Netherlands and Belgium
2.Classic bunker process in The Netherlands and classic bunker process in Belgium
●
Under the simplified process a Dutch license can be used to performed certain activities in Belgium and the other way around. Under the classic procedure there is a set of Dutch licenses for bunker supplies in The Netherlands and a set of Belgian licenses for bunker supplies that take place in Belgium. I describe the simplified cross border option in detail as that one seems most feasible. I described the national option for The Netherlands on a high level just to get an idea of how that looks like. In addition there is a national procedure in Belgium. We can elaborate on the national options if needed. To get an idea of the differences between both procedures I start with a comparison sheet.
# Compare
![editor_311_5_e231c37d-e2b1-4648-96d3-3ba87d1258ff_rte_image_21.png](https://www.bzctrl.com/bzctrl-core-api/api/v1/download/editor_311_5_e231c37d-e2b1-4648-96d3-3ba87d1258ff_rte_image_21.png)
# Simplif
![editor_311_5_0a0d0962-bcfc-42d5-88b0-a4ff50f32a06_rte_image_31.png](https://www.bzctrl.com/bzctrl-core-api/api/v1/download/editor_311_5_0a0d0962-bcfc-42d5-88b0-a4ff50f32a06_rte_image_31.png)
![editor_311_5_88e83d76-ad70-423b-8b61-7b788ec513f9_rte_image_39.png](https://www.bzctrl.com/bzctrl-core-api/api/v1/download/editor_311_5_88e83d76-ad70-423b-8b61-7b788ec513f9_rte_image_39.png)
# Zeevaa
**Required licenses**
•Recognized bunker supplier (erkend bunkeraar). This license is needed to be able to supply T1 (non-EU) and T2 (EU) bunkers in Dutch and Belgian ports to sea going vessels
•Requires regular cross border supply of bunker fuel. At least 4 times per month
•Proper administrative and control procedures to ensure correct, timely and complete recording of all transactions. These processes need to be described in detail and will be audited before the license is granted.
•Excise warehouse. This is a license for T2 (EU) bunker fuel. This license is required to load excise goods under full excise duty suspension in The Netherlands and to deliver this as bunker fuel in The Netherlands and Belgium.
•Proper administrative and control procedures to ensure correct, timely and complete recording of all transactions. These processes need to be described in detail and will be audited before the license is granted.
•A customs bonded warehouse license. This is a license for T1 (non-EU) fuel. This can also be a so called sailing warehouse, i.e. a bunker barge can become a customs bonded warehouse.
•Proper administrative and control procedures to ensure correct, timely and complete recording of all transactions. These processes need to be described in detail and will be audited before the license is granted.
•It is mandatory to supply fuel loaded in a sailing customs warehouse as bunker fuel in The Netherlands or Belgium under this ARA bunkering procedure. It is not allowed to sell such fuel as a cargo and to deliver it ship-to-ship as cargo or to discharge in a customer’s bonded warehouse on shore.
Point of attention The Dutch recognized bunker supplier license issued to a Dutch entity does not allow you to load T2 bunker fuel in Belgium. The Belgian recognized bunker supplier license issued to a Belgian entity does not allow you to load T2 bunker fuel in The Netherlands If you want to be able to load T2 bunker fuel in both countries, you the recognized bunker supplier license in both member states. That means that you need a legal entity in both countries, or a legal entity in one country having a branch office in the other country. **Export declaration (T2) / Re-export declaration (T1)** What: The standard export/re-export declaration, no simplification allowed. Submitted electronically, requires outsourcing to specialized customs broker. Where: In the country that granted the recognized bunker supplier license and the customs bonded warehouse license. If these licenses are granted by Dutch customs to a Dutch BV and this BV loads T1 bunkers in Belgium and supplies these in Belgium to a sea going vessel, then the export/re-export declaration must be filed in The Netherlands. When: Before loading into the bunker barge for delivery to seagoing vessels. One export/re-export declaration is done for the quantity loaded on board of the bunker barge. This quantity can be supplied in several small parcels to various sea going vessels. Quality of goods may not be altered on board. Blending on board is not possible. To be investigated whether blending that doesn’t change the CN Code of all goods involved can be done. If so, it is still a very restrictive form of blending on board. Bunker Accompanying Document (Bunkergeleidedocument BGD) Immediately when the export declaration is done, the recognized bunker supplier must issue a BGD.
•This BGD contains the same quantity and quality as the export declaration.
•On this BGD reference is made to the MRN (Masterreferentienummer) of the export/re-export declaration.
•The BGD must have a unique number
•The BGD are the stock records of the bunker barge
•The BGD must be kept on board of the bunker barge until fully used.
•Fully used BGDs are kept in the office of the recognized bunker supplier awaiting submission of the clearance request.
•By means of simplification the paper BGD can be replaced by an electronic BGD. This requires an audit of the administrative procedures and IT system of the recognized bunker supplier.
**Bunker supply procedure**
•Bunker fuel for which a BGD has been issued must be supplied as bunkers to sea going vessels within 1 month. In special circumstances this can be extended with 1 month. This needs to be applied for in writing providing the reasons for the extension. Commercial optimization will not qualify as a ground for extension.
•Each bunker supply must be notified in advance to the customs authorities of the EU Member State where the supply will take place. This notification has to be done at least 2 hours before the supply takes place.
•The advance notification contains the following details for bunker supplies that take place in The Netherlands
•Name of the recognized bunker supplier
•Identification details (license number) of the excise warehouse or customs bonded warehouse
•Name, IMO number and port authoritiesnumber of the sea going vessel that has to be supplied with bunker fuel
•Name, registration number and mobile phone number of the bunker barge
•Location of the bunker supply
•Date and expected time of supply
•Quantity and CN Code of bunker fuel
•Bunker receipt number.
•EORI number bunker supplier
•Document type “EX” or “ZZZ”
•BGD number
•The advance notification has to be submitted as an electronic “PRO message” using single window maritime platform.
•Point of attention: Registration electronic messages (registratieelektronischberichtenverkeer) required.
**Bunker receipt** The bunker receipt is a critical document in the bunkering process. It serves as evidence of the fact that the fuel mentioned on the bunker receipt has been supplied to a sea going vessel. As such it serves as evidence that the goods have left EU customs territory. The bunker receipt clears the duty suspension procedures that apply to the fuel before the bunker supply is made. Without a bunker receipt duties will become payable over the uncleared quantities.
•For each bunker supply a bunker receipt has to be issued (2 copies)
•Language: Dutch, English, German or French
•No required format, list of minimal data content provided by customs
•Bunker receipt must get a unique and sequential number
•Bunker receipt must be signed by an authorized crew member of the receiving sea going vessel
•One copy remains on board of the sea going vessel, one copy is on board of the bunker barge until the BGD quantity to which it belongs has been fully supplied to sea going vessels. It allowed to replace the original bunker receipt on board of the bunker barge for a copy.
•The BGD and all connected bunker receipt have to be kept in the records of the recognized bunker supplier for at least 7 years.
•In case of multiple BGDs, it is mandatory to assign bunker receipts of a FIFO basis to these BGDs.
•By means of simplification it is possible to use electronic bunker receipts. This is only allowed after explicit approval of customs and requires a detailed audit of the IT systems.
**Ship to ship operations between bunker barges**
•These are only allowed if the goods remain under the same bunker licenses. A recognized bunker supplier using 2 barges can do a ship to shipoperation between the 2 barges it uses. It is not allowed to do a ship to ship operation to a barge that falls under the license of another recognized bunker supplier.
•A ship to ship operation must be notified to customs at least 2 hours in advance. This notification has to be made by sending an e-mail to the competent department.
•Immediately after completion of the ship to ship operation, a new BGD is made for the receiving barge. This is not a new BGD, i.e. it seizes to be valid at the same date as the original BGD. A ship to shipoperation therefore does not extend the 1 month deadline for supplying all bunker fuel mentioned on that BGD.
Differences between physical stock and stock records
•Differences have to be registered on the BGD immediately when determined.
•Registration of a shortage. If the bunker barge only carries T1 or T2 bunker fuel, the shortage is registered on the oldest BGD (FIFO). If the bunker barge carries T1 and T2 bunker fuel, the shortage is registered on the oldest T1 BGD (FIFO).
•Registration of a surplus. For each surplus a new BGD is issued that contains the comments that it relates to a surplus. If a bunker barge only carries one customs status, the surplus has that customs status. If a bunker barge carries T1 and T2 bunker fuel, the surplus has T1 status. If a surplus is found on a bunker barge that has no BGD anymore, the surplus has T1 status.
•The surplus quantity requires an export/re-export declaration.
**Change of destination – discharging back into tank terminal**
•It is possible to bring the bunker fuel back under the regime from which it was loaded. T2 bunker fuel can be discharged into an excise warehouse on shore and T1 bunker fuel can be discharged into a customs bonded warehouse on shore.
•This discharge has to be registered on the BGD and will reduce the quantity of the BGD.
•The customs office of export needs to be notified that no bunkering will take place as that means annulment of that part of the export declaration.
•The recognized bunker supplier needs to issue an e-AD via EMCS when discharging T2 bunker fuel into an excise warehouse on shore.
•Point of attention: EMCS can be accessed via the web portal of Vitol Bunkers BV on the tax authorities website. There is only full access, i.e. access to EMCS means access to all tax info of this company. That limits outsourcing options. To be investigated what specific expertise is required to complete e-AD messages in EMCS.
•It is not allowed to use this change of destination concept to deliver fuel as cargo via ship-to-ship operation to a customer.
Clearance of the procedure
•Clearance is obtained via:
•Proof of export, duly signed and completed bunker receipt
•Discharge in excise warehouse on share
•Discharge in customs warehouse on shore
•When the bunkering procedure is not properly discharged, excise duties and/or import duties will become due.
# Standard national
![editor_311_5_c3797c71-f911-44cb-9457-6f4308a26372_rte_image_102.png](https://www.bzctrl.com/bzctrl-core-api/api/v1/download/editor_311_5_c3797c71-f911-44cb-9457-6f4308a26372_rte_image_102.png)
![editor_311_5_b8e13e0c-25d7-4c2f-92af-9e283634a0cb_rte_image_106.png](https://www.bzctrl.com/bzctrl-core-api/api/v1/download/editor_311_5_b8e13e0c-25d7-4c2f-92af-9e283634a0cb_rte_image_106.png)
**Required licenses**
•Uitbunkeren in transito (T1 bunkering). License required to load T1 (non-EU) bunker fuel in The Netherlands and to supply it as bunker fuel in The Netherlands
•Fictitious excise warehouse (Fictief AGP). License required to load T2 (EU) bunker fuel in The Netherlands and to supply it as bunker fuel in The Netherlands
Scope of the licenses These licenses only allow loading bunker fuels in The Netherlands and supplying these as bunkers to sea going vessels in The Netherlands. Cross border bunkering is not allowed. There is 1 exception that requires further investigation; this simplified procedure cannot be used to bunker vessels at locations mentioned in article 2:1-3 ADR (anchorage locations). That requires an additional license called “Toestemming provianderen binnen territorial wateren”. Export/re-export declaration
•This is not required when using the T1 bunkering simplification (uitbunkeren in transito)
•For all supplied bunker fuels an export (T2) or re-export (T1) is required if the T1 bunkering simplification cannot be used. The requirement to submit the export declaration before departure has been waived in relation to bunker supplies.
Transit (T1 bunkering)
•Under the simplified T1 bunker procedure, bunker fuel on board of the bunker barge is covered by a NCTS Transit document. The bunker supplier has toplace the goods under Transit when loading. This can be outsourced to a customs broker.
Supply to other bunker suppliers (T1 bunkering)
•Contrary to the simplified cross border procedure, the domestic T1 bunker procedure allows the supply of bunker fuel from one bunker trader to the other via ship to ship operation.
•This does not extend the validity period of the original transit document.
**Formalities during supply (T1 and T2 bunkering)**
•Advance notification. Customs needs to be notified of each bunker supply at least 2 hours before the expected time of supply.
•Document type: ZZZ in case of the T1 bunkering simplification or EX in other cases
•EORI number of Vitol Bunkers BV
•Name and IMO number of the seagoing vessel that will be supplied
•Expected time of supply
•The advance notification has to be submitted as an electronic “PRO message” using single window maritime platform.
•Point of attention: Registration electronic messages (registratieelektronischberichtenverkeer) required.
Clearance of the procedure (T1 bunkering)
•The T1 bunker procedure is properly cleared when within its validity period there are bunker receipts attached to the Transit document covering the full quantity.
•If this is done too late or not for the full quantity, there is a non-clearance which gives rise to assessing import duties and excise duties.
**Bunker receipt (T1 and T2 bunkering)** The bunker receipt is a critical document in the bunkering process. It serves as evidence of the fact that the fuel mentioned on the bunker receipt has been supplied to a sea going vessel. As such it serves as evidence that the goods have left EU customs territory. The bunker receipt clears the duty suspension procedures that apply to the fuel before the bunker supply is made. Without a bunker receipt duties will become payable over the uncleared quantities.
•For each bunker supply a bunker receipt has to be issued (2 copies)
•Language: Dutch, English, German or French
•No required format, list of minimal data content provided by customs
•Bunker receipt must get a unique and sequential number
•Bunker receipt must be signed by an authorized crew member of the receiving sea going vessel
•One copy remains on board of the sea going vessel, one copy is on board of the bunker barge until the BGD quantity to which it belongs has been fully supplied to sea going vessels. It allowed to replace the original bunker receipt on board of the bunker barge for a copy.
•The bunker receipts have to be kept in the records of the bunker supplier for at least 7 years.
E-AD document (T2 bunkers)
•EU bunker fuel on board of the bunker barge is covered by an e-AD document (equivalent of the Transit document for T1 bunkers).
•The loading terminals issued an e-AD via EMCS to the bunker supplier
•This e-AD is immediately and fully cleared and replaced by an e-AD issued by the bunker supplier to cover the T2 bunker fuel on board of its bunker barge.
•This e-AD is cleared by attaching bunker receipts to it, similar as the clearance of the Transit document.
[https://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HDU/bilaterale\_administratieve\_overeenkomst-bilaterale\_administratieve\_overeenkomst.html](https://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HDU/bilaterale_administratieve_overeenkomst-bilaterale_administratieve_overeenkomst.html) [https://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HDU/provianderen\_en\_bunkeren.html](https://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HDU/provianderen_en_bunkeren.html) [https://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HA/accijnsgoederenplaats-wettelijk\_kader.html#HA-d1107e95](https://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HA/accijnsgoederenplaats-wettelijk_kader.html)
# Standard procedure in BE
**Overview of standard procedure for bunker deliveries in Belgium ** Below is a summary of the key requirements and steps involved when applying the standard procedure: - A (re-)export transaction, including an export e-AD, must be filed for each bunker delivery. - Regardless of the product’s customs status (Union or non-Union), an export declaration must be lodged in the **Automated Export System (AES)**, which has replaced the former PLDA system. Although bunker deliveries are exempt from certain aspects of the regular export procedure (e.g. waiver of the obligation to lodge an exit summary declaration), the competent customs office must still confirm that the goods have exited the customs territory of the Union (i.e., exit confirmation). - **T1 goods**: The re-export procedure discharges the customs warehouse regime upon receipt of the exit confirmation. - **T2 goods**: In addition to the export declaration, an export e-AD must be submitted via EMCS to the customs office of export. Once validated, the e-AD status changes to “accepted for export” and is assigned an ARC number. When the export movement is properly discharged (i.e., after receipt of the exit confirmation), the customs office of export will update the e-AD status to “delivered,” indicating that both the export e-AD and the excise warehouse regime have been properly discharged. - **Free goods**: An export declaration must be lodged in AES. **** - The goods to be bunkered must be located at a Belgian customs-approved location (to be indicated in data element 16 15 000 000) at the time the electronic declaration is submitted. - At least two hours before the bunkering begins, a notification must be sent to the competent Belgian customs authorities (“Controleregie”). Based on prior discussions with Antwerp customs, it is recommended that the bunker vessel does not leave the quay at the terminal of loading before the export declaration is validated. A bunker receipt must be prepared and signed by the captain of the receiving vessel, including a statement of the delivered quantity. - Once validated, and in accordance with Article 335 UCC-IA, the export declaration and validated bunker receipt must be presented to the customs office responsible for the quay of loading to confirm the exit. If necessary, the initial export declaration may need to be amended. **** - A company not established in Belgium may use the authorizations of an authorized warehouse keeper and/or private customs warehouse from a third party, provided the activities are carried out in the name of and under the full responsibility of the authorization holder.