AOIB Dit document maakt onderdeel uit van het Control Framework, waarin op Terminal niveau wordt beschreven hoe de douanefunctie is georganiseerd en hoe de douaneprocessen zijn geregeld. Versies V.271125 Clean versie maken van V.201125 V.201125 Aanpassing na overleg 13-11-2025 en versie commentaar 17-11-2025 V.061125 Feedback Douane en invoegen Control Framework ipv bijlage V.202509 Aanpassingen na het laatste overleg en aanvulling salderingsregeling V.Mei2025 Administratieve Organisatie & Interne beheersing AO-IB Afkortingen en definities AEO Authorized Economic Operator / Geautoriseerde Marktdeelnemer AGP Accijnsgoederenplaats AO-IB Administratieve organisatie en interne beheersing ITR Impala Terminal Rotterdam B.V. CSC Customer Services en Customs OPS Operations CMS Customs management system TOS Terminal Operating System BzCtrl. Customs Compliance Framework applicatie CCF Customs Control Framework EU Europese Unie EORI-nummer Economic Operators Registration and Identification GN Gecombineerde Nomenclatuur GPA Geautomatiseerde Periodieke Aangifte KvK Kamer van Koophandel MRN Master Reference Nummer ARC Administrative Reference Code EMCS Excise Movement and Control System T1 Niet-Unie douanestatus T2 Unie douanestatus AV Goederen Actieve veredeling goederen Nominatie Commerciële opdracht van de klant tot het uitvoeren van een operatie, goederenbeweging Service Order Registratie van de commerciële opdracht in TOS Movement Operationele goederenbeweging op de terminal Lot Partijregistratie Fixed Storage unit Terminal tanks Virtual Storage unit Virtuele, dynamische (tijdelijke) opslaglocatie ten behoeve van het registreren van douane transacties Remaining load (ROB) Goederen die achterblijven in een opslaglocatie en/of compartiment van een transportmodaliteit UoM Unit of Measurement Platts waarde Marktwaarde van de goederen Algemene bedrijfsinformatie Deze beschrijving is opgesteld ten behoeve van en ter ondersteuning van de activiteiten bij Impala Terminals Rotterdam B.V. (ITR), met EORI-nummer NL860427225, te Maasvlakte Rotterdam. De voornaamste doelstelling is dat ITR te allen tijde handelt in overeenstemming met relevante douane- en accijnswetgeving. Daarnaast is deze beschrijving opgesteld ter ondersteuning van de aanvraag van certificering AEO alsmede voor de volgende aan te vragen (douane)vergunningen voor ITR: Overzicht vergunningen Vergunning Vergunningaanvraag registratienummer EU (Customs) Trader Portal Authorized Economic Operator (AEO-C) NL200000000012451   Douane-Entrepot (CWP) NLCWPNL000566-2025-A-RFZ179406   Actieve veredeling (IPO) NLIPONL000566-2025-A-AJW179408   Toelating douanevertegenwoordiger     Inschrijving in de administratie van de aangever douane-entrepot (IIAA) NLEIRNL000566-2025-A-XCM180187   IIAA Invoer NLEIRNL000566-2025-A-JSB180186   IIAA Actieve Veredeling NLEIRNL000566-2025-A-CFD180185   Registratie elektronisch berichtenverkeer overige N/A Formulier   Registratie elektronisch berichtenverkeer douanevervoer N/A Formulier   Doorlopende Zekerheid incl. verlaging of ontheffing (CGU) NLCGUNL000566-2025-A-WMU180184   Doorlopende Zekerheid incl. verlaging of ontheffing – douanevervoer (CGU) NLCGUNL000566-2025-A-YYS179410   Uitstel van betaling (maandkrediet) (DPO) NLDPONL000566-2025-A-KMB179414   Toegelaten geadresseerde (ACE) NLACENL000566-2025-A-HUC179417   Toegelaten afzender (ACR) NLACRNL000566-2025-A-MIJ179416   Toegelaten exporteur N/A Formulier   Toegelaten exporteur (ATR) N/A Formulier   Toegelaten afgever T2L(F) (ACP) NLACPNL000566-2025-A-SFV179418   Geregistreerde Exporteur (REX) NLREX8703   Accijnsgoederenplaats opslag en vervaardiging (AGP) met toestemming maandverklaring NL00740332198   Registratie Binnenbrengen N/A Formulier   Registratie Uitgaan N/A Formulier   Bedrijfsactiviteiten ITR exploiteert een tankopslag terminal gevestigd op de Maasvlakte te Rotterdam. De activiteiten op de terminal bestaan uit de op- en overslag, de behandeling, de bewerking en het transport van minerale oliën voor derde partijen.   Bij de aanvang van de commerciële activiteiten van ITR in januari 2026 is een contract van 6 jaar overeengekomen met de Trafigura groep waarbij de volledige capaciteit van de terminal ingehuurd wordt door deze verbonden partij als aandeelhouder. ITR is en treedt op als een derde partij terminaloperator en dienstverlener, en is of wordt geen eigenaar van de betreffende goederen voortvloeiend uit een commerciële transactie. In de in- en verkooptransacties tussen verbonden partijen, zowel binnen de Trafigura Groep als met derden, zijn interne controlemechanismen gedefinieerd. In deze interne controle krijgt het aspect met betrekking tot de verbondenheid van partijen en de toepasbare douanewaarde de passende attentie die vereist zijn bij een douaneaangifte transactie. In de figuur hieronder is een schematisch overzicht opgenomen van de activiteiten van ITR. In deze AO-IB zijn de individuele goederenstromen en procedures nader beschreven en uitgewerkt. Toepassingsgebied De vergunningen voorzien in het ontvangen van, voorhanden hebben van, vervaardigen van, en het overbrengen van:  Minerale oliën; Ethylalcohol Blend componenten en additieven Een lijst van producten per goederencode die bij ITR worden verwacht en zijn voorzien in de betreffende vergunningen, is opgenomen in bijlage 1 van deze AO-IB, waarbij de producten zullen worden ontvangen en/of vervaardigd op de volgende locatie(s):  Beerweg 101 Havennummer 7033, 3199LM Maasvlakte Rotterdam Boeienlocaties in de Rotterdamse Haven  De kadastrale tekening van de terminal is bijgevoegd als bijlage 2 en de Boeilocatie, zoals aangevraagd, zijn opgenomen in bijlage 3 .  Organisatie Hierna is de personele organisatie beschreven. Teamopzet Customer Service & Customs CSC Ten tijde van de opstart van de terminal is de bezetting met betrekking tot de douane technische organisatie als volgt voorzien: De eindverantwoordelijke voor alle terminalactiviteiten, waaronder douane compliance, is de General Manager. De General Manager leidt het Managementteam. Het Managementteam bestaat onder andere uit de Customs Compliance Manager, de Customer Services en Customs (CSC) Manager en de Operations Manager. De Customs Compliance Manager is verantwoordelijk voor de douane compliance namens de General Manager en adviseert over beslissingen op strategisch en tactisch niveau. Dit omvat onder andere de opzet en implementatie van een Customs Control Framework (CCF), om ervoor te zorgen dat, onder meer: Alle vereiste douane- en accijnsvergunningen ten behoeve van de operationele activiteiten van de terminal, aanwezig en up-to-date zijn; Aan wet- en regelgeving en vergunning eisen wordt voldaan en zijn gewaarborgd; Commerciële contracten worden gevalideerd om te zorgen dat de Producten en activiteiten binnen de reikwijdte van de vergunningen vallen; In alle benodigde machtigingen van derden is voorzien; Processen en systemen zijn ingericht om het operationele proces te sturen en de risico's te beheersen; Alle vereiste gegevens voor douaneaangiften tijdig en volledig beschikbaar zijn en de aangiften en betalingen tijdig worden gedaan; Maatregelen van interne beheersing zijn ingericht; De collega’s direct en indirect betrokken bij het douaneproces over een voldoende kennisniveau beschikken; en De uitvoering van periodieke zelfevaluaties middels interne controles om de controleerbaarheid intern en richting de autoriteiten te waarborgen.   Voor de uitvoering en vastlegging van de maatregelen is de Customs Compliance Manager de beheerder van deze AO-IB en het Customs Compliance Framework (CCF). Een onderdeel van het Customs Control Framework is een incidentenregister waarin incidenten en resultaten van periodieke interne controles worden vastgelegd voor de monitoring en interne en externe rapportage doeleinden. De CSC Manager is verantwoordelijk voor het CSC-team, dat bestaat uit 6 CSC Representatives die het dagelijks contact hebben met de klanten, de volledigheid en uitvoerbaarheid van genomineerde activiteiten beoordelen en deze vertalen naar een planning voor de operationele activiteiten. De Nominaties worden vertaald naar Operationele Service Orders voor de overdracht aan de afdeling Operations ten behoeve van de operationele uitvoering. De afdeling CSC heeft hierin tevens een functionele rapportagelijn naar de Customs Compliance Manager. De Operations Manager is verantwoordelijk voor de afdeling Operations.   Praktische vakbekwaamheid Zowel de CSC Manager als de CSC-teamleden moeten beschikken over een basisopleiding op het gebied van douanezaken, bijvoorbeeld het niveau van Junior/Assistent Douaneconsultant. Dit kennisniveau is minimaal vereist voor de douane-technische toetsing en afhandeling van operationele activiteiten. De Operators zorgen voor de uitvoering van de fysieke operationele activiteiten en metingen die een directe invloed hebben op de administratie en de gerelateerde douaneaangiften. Het kennisniveau van de operationele medewerkers wordt gewaarborgd door een jaarlijkse AEO-awareness training waarin de operationele processen en handelingen wordt uitgelicht. De vakbekwaamheid wordt gecoördineerd en gemonitord in de ITR trainingsmatrix Douane compliance Hierna is de inrichting van verschillende maatregelen van interne beheersing beschreven ten einde douane compliance te borgen. Classificatie De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van goederencodes van de producten die zij wenst op te slaan dan wel te bewerken op de terminal van ITR. In elke nominatie dient een 10-cijferige goederencode opgegeven te worden voor het betreffende product dat de terminal aan doet. De afdeling CSC voert een (high-level) controle uit op elke te ontvangen product en goederencode op basis van de in de nominatie opgenomen productgegevens en de algemene indelingsregels. Indien de afdeling CSC twijfels heeft over de juistheid van de ontvangen goederencode en/of overige gegevens, dan nemen zij contact op met de opdrachtgever om deze te verifiëren alvorens de nominatie wordt geaccepteerd en kan worden ingepland. Indien er twijfels bestaan ten opzichte van een juiste classificatie van producten die aan de terminal worden aangeleverd, of zijn geblend op de terminal dan zal de afdeling CSC altijd een analyserapport opvragen bij de opdrachtgever. Artikelstambestand In het TOS wordt ook een productenoverzicht bijgehouden van alle goederen die in opdracht van de opdrachtgever zijn ontvangen, geproduceerd en/of verzonden. Per product bevat het overzicht in TOS minimaal een individuele productcode, goederencode een begindatum en einddatum. Dit overzicht vormt het artikelstambestand en wordt, waar nodig, in TOS aangevuld met andere douane en accijns relevante gegevens. De afdeling CSC controleert de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de masterdata periodiek volgens de interne controle zoals opgenomen in het CCF. Voor elk (nieuw) product in het artikelstambestand wordt de productacceptatie procedure doorlopen binnen ITR. De classificatie van goederen komt derhalve mede tot stand vanuit de productacceptatie procedure. Wijzigingen in het artikelstambestand met betrekking tot de douane classificatie van producten en/of de geldigheid hiervan kunnen enkel worden uitgevoerd in overleg en na goedkeuring van de Customs Compliance Manager. De wijzigingen in het artikelstambestand worden ook vastgelegd in het TOS en CMS.   Wijzigingen in het douanetarief alsmede de toelichting worden gemonitord door de afdeling CSC zodat de goederencodes in TOS & CMS actueel zijn. In beide systemen wordt een artikelstambestand bijgehouden die 1 op 1 overeenkomen. In geval een wijziging in 1 van de systemen plaatsvindt zonder dezelfde wijziging door te voeren in het andere systeem, zal dit als bevinding worden gerapporteerd in de maandelijkse stock reconciliatie rapportage, welke wordt gegenereerd uit beide systemen. Administratieve systemen & automatisering Binnen ITR staat het Terminal Operating Systeem (TOS) van OpenTas centraal. De terminalsoftware wordt gebruikt voor de registratie, planning, coördinatie en vastlegging van de fysieke operaties alsmede de logistieke administratie. Dit systeem wordt gebruikt in combinatie met het douaneaangifte systeem (CMS) van Descartes.  De douane- en accijns technische afhandeling in CMS verloopt in samenhang met de TOS (OpenTas) en andere systemen die de communicatie mogelijk maken richting de Douane.