AOIB
- Versies
- Afkortingen en definities
- Algemene bedrijfsinformatie
- Organisatie
- Douane compliance
- Administratieve systemen & automatisering
Versies
| V.271125 | Clean versie maken van V.201125 |
| V.201125 | Aanpassing na overleg 13-11-2025 en versie commentaar 17-11-2025 |
| V.061125 | Feedback Douane en invoegen Control Framework ipv bijlage |
| V.202509 | Aanpassingen na het laatste overleg en aanvulling salderingsregeling |
| V.Mei2025 | Administratieve Organisatie & Interne beheersing AO-IB |
Afkortingen en definities
|
AEO |
Authorized Economic Operator / Geautoriseerde Marktdeelnemer |
|
AGP |
Accijnsgoederenplaats |
|
AO-IB |
Administratieve organisatie en interne beheersing |
|
ITR |
Impala Terminal Rotterdam B.V. |
|
CSC |
Customer Services en Customs |
|
OPS |
Operations |
|
CMS |
Customs management system |
|
TOS |
Terminal Operating System |
|
BzCtrl. |
Customs Compliance Framework applicatie |
|
CCF |
Customs Control Framework |
|
EU |
Europese Unie |
|
EORI-nummer |
Economic Operators Registration and Identification |
|
GN |
Gecombineerde Nomenclatuur |
|
GPA |
Geautomatiseerde Periodieke Aangifte |
|
KvK |
Kamer van Koophandel |
|
MRN |
Master Reference Nummer |
|
ARC |
Administrative Reference Code |
|
EMCS |
Excise Movement and Control System |
|
T1 |
Niet-Unie douanestatus |
|
T2 |
Unie douanestatus |
|
AV Goederen |
Actieve veredeling goederen |
|
Nominatie |
Commerciële opdracht van de klant tot het uitvoeren van een operatie, goederenbeweging |
|
Service Order |
Registratie van de commerciële opdracht in TOS |
|
Movement |
Operationele goederenbeweging op de terminal |
|
Lot |
Partijregistratie |
|
Fixed Storage unit |
Terminal tanks |
|
Virtual Storage unit |
Virtuele, dynamische (tijdelijke) opslaglocatie ten behoeve van het registreren van douane transacties |
|
Remaining load (ROB) |
Goederen die achterblijven in een opslaglocatie en/of compartiment van een transportmodaliteit |
|
UoM |
Unit of Measurement |
|
Platts waarde |
Marktwaarde van de goederen |
Algemene bedrijfsinformatie
Overzicht vergunningen
|
Vergunning |
Vergunningaanvraag registratienummer |
EU (Customs) Trader Portal |
|
Authorized Economic Operator (AEO-C) |
NL200000000012451 |
|
|
Douane-Entrepot (CWP) |
NLCWPNL000566-2025-A-RFZ179406 |
|
|
Actieve veredeling (IPO) |
NLIPONL000566-2025-A-AJW179408 |
|
|
Toelating douanevertegenwoordiger |
|
|
|
Inschrijving in de administratie van de aangever douane-entrepot (IIAA) |
NLEIRNL000566-2025-A-XCM180187 |
|
|
IIAA Invoer |
NLEIRNL000566-2025-A-JSB180186 |
|
|
IIAA Actieve Veredeling |
NLEIRNL000566-2025-A-CFD180185 |
|
|
Registratie elektronisch berichtenverkeer overige |
N/A Formulier |
|
|
Registratie elektronisch berichtenverkeer douanevervoer |
N/A Formulier |
|
|
Doorlopende Zekerheid incl. verlaging of ontheffing (CGU) |
NLCGUNL000566-2025-A-WMU180184 |
|
|
Doorlopende Zekerheid incl. verlaging of ontheffing – douanevervoer (CGU) |
NLCGUNL000566-2025-A-YYS179410 |
|
|
Uitstel van betaling (maandkrediet) (DPO) |
NLDPONL000566-2025-A-KMB179414 |
|
|
Toegelaten geadresseerde (ACE) |
NLACENL000566-2025-A-HUC179417 |
|
|
Toegelaten afzender (ACR) |
NLACRNL000566-2025-A-MIJ179416 |
|
|
Toegelaten exporteur |
N/A Formulier |
|
|
Toegelaten exporteur (ATR) |
N/A Formulier |
|
|
Toegelaten afgever T2L(F) (ACP) |
NLACPNL000566-2025-A-SFV179418 |
|
|
Geregistreerde Exporteur (REX) |
NLREX8703 |
|
|
Accijnsgoederenplaats opslag en vervaardiging (AGP) met toestemming maandverklaring |
NL00740332198 |
|
|
Registratie Binnenbrengen |
N/A Formulier |
|
|
Registratie Uitgaan |
N/A Formulier |
|
Bedrijfsactiviteiten
ITR exploiteert een tankopslag terminal gevestigd op de Maasvlakte te Rotterdam.
De activiteiten op de terminal bestaan uit de op- en overslag, de behandeling, de bewerking en het transport van minerale oliën voor derde partijen.
Bij de aanvang van de commerciële activiteiten van ITR in januari 2026 is een contract van 6 jaar overeengekomen met de Trafigura groep waarbij de volledige capaciteit van de terminal ingehuurd wordt door deze verbonden partij als aandeelhouder.
ITR is en treedt op als een derde partij terminaloperator en dienstverlener, en is of wordt geen eigenaar van de betreffende goederen voortvloeiend uit een commerciële transactie.
In de in- en verkooptransacties tussen verbonden partijen, zowel binnen de Trafigura Groep als met derden, zijn interne controlemechanismen gedefinieerd. In deze interne controle krijgt het aspect met betrekking tot de verbondenheid van partijen en de toepasbare douanewaarde de passende attentie die vereist zijn bij een douaneaangifte transactie.
In de figuur hieronder is een schematisch overzicht opgenomen van de activiteiten van ITR. In deze AO-IB zijn de individuele goederenstromen en procedures nader beschreven en uitgewerkt.
Toepassingsgebied
De vergunningen voorzien in het ontvangen van, voorhanden hebben van, vervaardigen van, en het overbrengen van:
- Minerale oliën;
- Ethylalcohol
- Blend componenten en additieven
Een lijst van producten per goederencode die bij ITR worden verwacht en zijn voorzien in de betreffende vergunningen, is opgenomen in bijlage 1 van deze AO-IB, waarbij de producten zullen worden ontvangen en/of vervaardigd op de volgende locatie(s):
- Beerweg 101 Havennummer 7033, 3199LM Maasvlakte Rotterdam
- Boeienlocaties in de Rotterdamse Haven
De kadastrale tekening van de terminal is bijgevoegd als bijlage 2 en de Boeilocatie, zoals aangevraagd, zijn opgenomen in bijlage 3.
Organisatie
Hierna is de personele organisatie beschreven.
Teamopzet Customer Service & Customs CSC
Ten tijde van de opstart van de terminal is de bezetting met betrekking tot de douane technische organisatie als volgt voorzien:
De eindverantwoordelijke voor alle terminalactiviteiten, waaronder douane compliance, is de General Manager. De General Manager leidt het Managementteam. Het Managementteam bestaat onder andere uit de Customs Compliance Manager, de Customer Services en Customs (CSC) Manager en de Operations Manager.
De Customs Compliance Manager is verantwoordelijk voor de douane compliance namens de General Manager en adviseert over beslissingen op strategisch en tactisch niveau. Dit omvat onder andere de opzet en implementatie van een Customs Control Framework (CCF), om ervoor te zorgen dat, onder meer:
Alle vereiste douane- en accijnsvergunningen ten behoeve van de operationele activiteiten van de terminal, aanwezig en up-to-date zijn;
Aan wet- en regelgeving en vergunning eisen wordt voldaan en zijn gewaarborgd;
Commerciële contracten worden gevalideerd om te zorgen dat de Producten en activiteiten binnen de reikwijdte van de vergunningen vallen;
In alle benodigde machtigingen van derden is voorzien;
Processen en systemen zijn ingericht om het operationele proces te sturen en de risico's te beheersen;
Alle vereiste gegevens voor douaneaangiften tijdig en volledig beschikbaar zijn en de aangiften en betalingen tijdig worden gedaan;
Maatregelen van interne beheersing zijn ingericht;
De collega’s direct en indirect betrokken bij het douaneproces over een voldoende kennisniveau beschikken; en
De uitvoering van periodieke zelfevaluaties middels interne controles om de controleerbaarheid intern en richting de autoriteiten te waarborgen.
Voor de uitvoering en vastlegging van de maatregelen is de Customs Compliance Manager de beheerder van deze AO-IB en het Customs Compliance Framework (CCF).
Een onderdeel van het Customs Control Framework is een incidentenregister waarin incidenten en resultaten van periodieke interne controles worden vastgelegd voor de monitoring en interne en externe rapportage doeleinden.
De CSC Manager is verantwoordelijk voor het CSC-team, dat bestaat uit 6 CSC Representatives die het dagelijks contact hebben met de klanten, de volledigheid en uitvoerbaarheid van genomineerde activiteiten beoordelen en deze vertalen naar een planning voor de operationele activiteiten. De Nominaties worden vertaald naar Operationele Service Orders voor de overdracht aan de afdeling Operations ten behoeve van de operationele uitvoering.
De afdeling CSC heeft hierin tevens een functionele rapportagelijn naar de Customs Compliance Manager.
De Operations Manager is verantwoordelijk voor de afdeling Operations.
Praktische vakbekwaamheid
De Operators zorgen voor de uitvoering van de fysieke operationele activiteiten en metingen die een directe invloed hebben op de administratie en de gerelateerde douaneaangiften. Het kennisniveau van de operationele medewerkers wordt gewaarborgd door een jaarlijkse AEO-awareness training waarin de operationele processen en handelingen wordt uitgelicht.
De vakbekwaamheid wordt gecoördineerd en gemonitord in de ITR trainingsmatrix
Douane compliance
Classificatie
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van goederencodes van de producten die zij wenst op te slaan dan wel te bewerken op de terminal van ITR. In elke nominatie dient een 10-cijferige goederencode opgegeven te worden voor het betreffende product dat de terminal aan doet.
De afdeling CSC voert een (high-level) controle uit op elke te ontvangen product en goederencode op basis van de in de nominatie opgenomen productgegevens en de algemene indelingsregels. Indien de afdeling CSC twijfels heeft over de juistheid van de ontvangen goederencode en/of overige gegevens, dan nemen zij contact op met de opdrachtgever om deze te verifiëren alvorens de nominatie wordt geaccepteerd en kan worden ingepland.
Indien er twijfels bestaan ten opzichte van een juiste classificatie van producten die aan de terminal worden aangeleverd, of zijn geblend op de terminal dan zal de afdeling CSC altijd een analyserapport opvragen bij de opdrachtgever.
Artikelstambestand
In het TOS wordt ook een productenoverzicht bijgehouden van alle goederen die in opdracht van de opdrachtgever zijn ontvangen, geproduceerd en/of verzonden. Per product bevat het overzicht in TOS minimaal een individuele productcode, goederencode een begindatum en einddatum.
Dit overzicht vormt het artikelstambestand en wordt, waar nodig, in TOS aangevuld met andere douane en accijns relevante gegevens. De afdeling CSC controleert de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de masterdata periodiek volgens de interne controle zoals opgenomen in het CCF.
Voor elk (nieuw) product in het artikelstambestand wordt de productacceptatie procedure doorlopen binnen ITR. De classificatie van goederen komt derhalve mede tot stand vanuit de productacceptatie procedure. Wijzigingen in het artikelstambestand met betrekking tot de douane classificatie van producten en/of de geldigheid hiervan kunnen enkel worden uitgevoerd in overleg en na goedkeuring van de Customs Compliance Manager. De wijzigingen in het artikelstambestand worden ook vastgelegd in het TOS en CMS.
Wijzigingen in het douanetarief alsmede de toelichting worden gemonitord door de afdeling CSC zodat de goederencodes in TOS & CMS actueel zijn.
In beide systemen wordt een artikelstambestand bijgehouden die 1 op 1 overeenkomen. In geval een wijziging in 1 van de systemen plaatsvindt zonder dezelfde wijziging door te voeren in het andere systeem, zal dit als bevinding worden gerapporteerd in de maandelijkse stock reconciliatie rapportage, welke wordt gegenereerd uit beide systemen.
Administratieve systemen & automatisering
