Organisatie
Hierna is de personele organisatie beschreven.
Teamopzet Customer Service & Customs CSC
Ten tijde van de opstart van de terminal is de bezetting met betrekking tot de douane technische organisatie als volgt voorzien:
De eindverantwoordelijke voor alle terminalactiviteiten, waaronder douane compliance, is de General Manager. De General Manager leidt het Managementteam. Het Managementteam bestaat onder andere uit de Customs Compliance Manager, de Customer Services en Customs (CSC) Manager en de Operations Manager.
De Customs Compliance Manager is verantwoordelijk voor de douane compliance namens de General Manager en adviseert over beslissingen op strategisch en tactisch niveau. Dit omvat onder andere de opzet en implementatie van een Customs Control Framework (CCF), om ervoor te zorgen dat, onder meer:
Alle vereiste douane- en accijnsvergunningen ten behoeve van de operationele activiteiten van de terminal, aanwezig en up-to-date zijn;
Aan wet- en regelgeving en vergunning eisen wordt voldaan en zijn gewaarborgd;
Commerciële contracten worden gevalideerd om te zorgen dat de Producten en activiteiten binnen de reikwijdte van de vergunningen vallen;
In alle benodigde machtigingen van derden is voorzien;
Processen en systemen zijn ingericht om het operationele proces te sturen en de risico's te beheersen;
Alle vereiste gegevens voor douaneaangiften tijdig en volledig beschikbaar zijn en de aangiften en betalingen tijdig worden gedaan;
Maatregelen van interne beheersing zijn ingericht;
De collega’s direct en indirect betrokken bij het douaneproces over een voldoende kennisniveau beschikken; en
De uitvoering van periodieke zelfevaluaties middels interne controles om de controleerbaarheid intern en richting de autoriteiten te waarborgen.
Voor de uitvoering en vastlegging van de maatregelen is de Customs Compliance Manager de beheerder van deze AO-IB en het Customs Compliance Framework (CCF).
Een onderdeel van het Customs Control Framework is een incidentenregister waarin incidenten en resultaten van periodieke interne controles worden vastgelegd voor de monitoring en interne en externe rapportage doeleinden.
De CSC Manager is verantwoordelijk voor het CSC-team, dat bestaat uit 6 CSC Representatives die het dagelijks contact hebben met de klanten, de volledigheid en uitvoerbaarheid van genomineerde activiteiten beoordelen en deze vertalen naar een planning voor de operationele activiteiten. De Nominaties worden vertaald naar Operationele Service Orders voor de overdracht aan de afdeling Operations ten behoeve van de operationele uitvoering.
De afdeling CSC heeft hierin tevens een functionele rapportagelijn naar de Customs Compliance Manager.
De Operations Manager is verantwoordelijk voor de afdeling Operations.
Praktische vakbekwaamheid
De Operators zorgen voor de uitvoering van de fysieke operationele activiteiten en metingen die een directe invloed hebben op de administratie en de gerelateerde douaneaangiften. Het kennisniveau van de operationele medewerkers wordt gewaarborgd door een jaarlijkse AEO-awareness training waarin de operationele processen en handelingen wordt uitgelicht.
De vakbekwaamheid wordt gecoördineerd en gemonitord in de ITR trainingsmatrix